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Com tecnologia, consultor aprimora gestão financeira e processos de controladoria em fazenda de Goiás

Danielle Gaioto - 23 de agosto de 2021

• Consultoria
• Histórias de Sucesso

Trabalho de consultoria combinado ao Aegro permitiu eliminar retrabalhos e tornar mais transparentes e acessíveis todos os dados da fazenda Schangri-lá

Todo gestor precisa ter em mãos números confiáveis e que expressem a realidade da empresa administrada. Isso é fundamental para uma tomada de decisão mais acertada, que minimize riscos.

Mas você sabe que ter esses dados acessíveis nem sempre acontece numa empresa rural.

A correria do dia a dia e a sobrecarga do produtor às vezes dificultam esses registros – e quando eles são feitos, muitas vezes há dificuldade em cruzar os dados, as informações nem sempre batem, não é verdade?

Uma gestão financeira bem acurada é a diferença entre saber de fato onde está seu lucro ou trabalhar com dados aproximados.

Confira neste artigo como o consultor financeiro George Vital tem aprimorado os processos de controladoria e gestão financeira na fazenda Schangri-lá, e os resultados obtidos com apoio de um software de gestão como o Aegro. Boa leitura!

Foco em melhorar resultados

A Vital Consultoria atende, desde 2016, empresas e também fazendas da região de Alexânia, em Goiás. O objetivo é profissionalizar a gestão dessas propriedades e implementar práticas de auditoria e governança, tornando o processo de administração mais transparente e preciso.

“A meta é profissionalizar a gestão da fazenda, acabar com aquela gestão empírica de seguir fazendo as coisas somente porque com o pai ou o avô eram assim. O gestor precisa de números confiáveis, que expressem a realidade da empresa, para ajudar em seu processo decisório”, cita George Vital.

O trabalho de consultoria na fazenda Schangri-lá começou há cerca de um ano e meio justamente para tornar esse processo de decisão mais assertivo.

A fazenda tem 2,5 mil hectares que produzem soja, milho verão e safrinha, além de outras culturas de inverno.

A gestão da propriedade não era inicial: já existiam alguns dados compilados, mas eles não eram cruzados e não havia números precisos de custos, lucro, rentabilidade…  

A partir da consultoria, os processos da fazenda passaram a ser registrados de forma consistente e os dados permitiram dar novos passos para obter mais lucratividade com a atividade agrícola. 

Mas as principais informações ainda estavam em planilhas de Excel. Obter um relatório, como o de rentabilidade da safra, ainda dependia do cruzamento das informações de vários documentos – o que dificultava o acesso rápido aos dados.

Para melhorar essa gestão, George procurou um sistema que integrasse gestão financeira e agrícola, automatizando esse cruzamento de dados. 

Foi então que conheceu e passou a contar com o software de gestão agrícola Aegro nas práticas diárias da fazenda, como você verá a seguir.

O consultor George Vital e a equipe da fazenda Schangri-lá
(Foto: arquivo pessoal)

O que mudou com apoio de um software de gestão agrícola

Os dados financeiros da fazenda Schangri-lá estavam em um sistema de gestão, enquanto todo o operacional da propriedade era feito nas planilhas de Excel.

Reunir as informações necessárias para se fazer um relatório era algo que demandava tempo e ficava nas mãos apenas do consultor. Ou seja, qualquer sócio da fazenda dependia dos relatórios mensais para tomar decisões, pois não havia um compartilhamento em tempo real das informações.

“Para sabermos o custo de produção de determinada área, por exemplo, era preciso pegar as informações do programa financeiro e jogar na planilha para cruzar com outros dados. Saber o custo de uma máquina era feito cruzando diversos dados, incluindo o custo de insumos”, conta Vital.

Assim, era possível chegar a números bem específicos, mas o trabalho era extenso. “Era muito mais trabalhoso e acontecia de termos retrabalho também, porque a mesma nota tinha que chegar fisicamente ao financeiro e ao estoque”, afirma. 

“Hoje a nota não precisa sequer chegar à fazenda: se o administrador já recebeu por email e baixar o .xml, ela vai ser inserida automaticamente onde precisamos.”

Exemplo de custo orçado x custo realizado possível com uso do Aegro (dados fictícios)

Esse processo de mudança para o Aegro começou a ser feito em janeiro de 2021. Hoje quase toda a parte administrativa, financeira, comercial e operacional da fazenda está no software de gestão agrícola.

O acesso ao sistema é feito e acompanhado pelos dois sócios da propriedade, pelo consultor e outras duas pessoas responsáveis por áreas estratégicas da fazenda.

Na parte financeira, todos os lançamentos são feitos no Aegro, o que também facilitou o trabalho de auditoria e conciliação bancária que é feita frequentemente pelo consultor, como você poderá acompanhar!

Conciliação bancária e auditoria de dados

Com todos os lançamentos financeiros da fazenda feitos no Aegro, Vital conta que também otimizou o tempo no processo de auditoria e conciliação bancária feito na fazenda.

Esses processos ocorrem no mínimo uma vez por mês e garantem que os dados informados estão realmente corretos e sendo incorporados à safra e/ou cultura adequados. Assim, o rateio fica preciso e os custos apurados também.

“Garantimos que haja uma questão quantitativa pelas análises bancárias, mas também garantimos que qualitativamente isso está sendo feito da forma correta. Avalio se os lançamentos da cultura estão certos ou se houve um rateio errado. Trabalhamos com um rateio bastante criterioso”, cita o consultor.

Todos os dados lançados no Aegro são conferidos na auditoria feita pelo consultor da fazenda
(Foto: arquivo pessoal)

Essa auditoria depende de um trabalho conjunto com várias áreas da fazenda. Ao final do mês, o almoxarifado passa para o financeiro quais áreas e de quais culturas foram trabalhadas naquele mês, e as contas são verificadas.

“Pego uma conta expressiva, como o salário por exemplo, para verificar como foi feita a inserção dessas informações. Uma vantagem no uso do Aegro é que me permite marcar os talhões e automaticamente é feito o rateio, permitindo corrigir facilmente também”, diz.

Auditoria do estoque e das máquinas

Para garantir que os dados estão corretos, a auditoria no estoque é feita verificando as informações do Aegro com os dados de um sistema de fichas implementado na fazenda.

“Colocamos fichas nos galpões e, à medida que o operador demanda algum insumo, precisa fazer as anotações ali. A gente mantém essa anotação física porque ela é como um extrato bancário para conferirmos tudo isso com o Aegro depois, fazendo um “tira-teima” que possa surgir. No mês anterior, 100% dos defensivos do galpão bateram com as informações que estavam no Aegro.”

A meta é garantir que todo o estoque informado no sistema de gestão esteja correspondente ao material físico disponível. Todo esse trabalho também vem sendo estendido ao setor de peças e equipamentos.

Aliás, a consultoria somada ao Aegro trouxe muitos ganhos à fazenda neste ponto. Cada máquina tem sua ficha de controle manual em que são inseridas informações de cultura, talhão, horímetro inicial/final e serviços executados. E tudo depois é analisado com ajuda do Aegro.

“Antes acontecia de puxar um relatório de patrimônio e ver um gasto de R$ 20 mil em uma máquina (entre abastecimento, peças, etc.), mas essa máquina estava com horímetro zerado… Mas será que ela realmente ficou parada ou foi apenas falta de informar o número? Esse sistema de fichas permite auditar a situação”, diz.

Outro passo que será dado é em relação a mostrar o que foi feito em manutenções corretivas e preventivas. “Queremos apurar esse custo de manutenção e separar o que foi preventivo ou corretivo, o que foi melhoria no patrimônio, no bem-estar do operador, etc.”

Por isso, foram também criados alertas de manutenção das máquinas com base no histórico de manutenção e manuais de cada equipamento, o que trouxe ganhos de tempo e economia de recursos para a fazenda.

Exemplo de alerta de manutenção possível no Aegro

Ganhos na operação da lavoura

Além da parte administrativa, o sistema operacional da lavoura também registrou avanços com o uso do Aegro, conta Vital.

A fazenda agora tem um histórico online de incidência de pragas e/ou doenças em determinadas áreas, o que permite ações preventivas, inclusive. É utilizada ainda toda solução do Aegro Imagens para isso.

Dados de previsão climática que antes eram anotados à mão pelos colaboradores também estão sendo inseridos para utilização dentro do Aegro. 

“Uma ideia que veio do gerente e que estamos adaptando para usar no software é o registro de irrigação do pivô, para termos controle de quanto estamos gastando com água”, cita.

“Também estamos criando uma linha do tempo com dados que compilamos desde a safra de 2010/2011, à mão anteriormente, até agora, em termos de área, produtividade. Vai ficar muito mais fácil visualizar e entender o histórico da fazenda”, diz Vital.

Aegro é utilizado para controle das atividades administrativas e agrícolas na fazenda Schangri-lá
(Foto: arquivo pessoal)

Outro ponto de melhoria está na área de estoque dos grãos nos silos e comercialização da safra.

Com o Aegro, toda mercadoria que chega ao silo é informada no sistema, assim como a saída. E tudo é contabilizado nas respectivas áreas.

“O Aegro trouxe muito benefício em relação à dinâmica, eliminação de retrabalho e o fim do fechamento manual, que seria passível de erro, apesar de todo critério que temos. Vejo muitos benefícios nisso, além da organização e da fidedignidade dos números”, comenta Vital.

Aegro faz parte do dia a dia da fazenda Schangri-la
(Foto: arquivo pessoal)

Conclusão

Ter os dados precisos em mãos faz toda a diferença em como evoluir a gestão da propriedade rural.

Assim, é possível tomar decisões mais acertadas e que trarão lucros – sejam eles imediatos ou em médio/longo prazos.

Neste artigo, compartilhamos um pouco da experiência e resultados que o consultor George Vital e equipe vêm obtendo na fazenda Schangri-lá.

E você, quer aperfeiçoar também a sua consultoria financeira rural? Conte com o Aegro: conheça nosso programa de parcerias aqui!