Blog da Aegro sobre gestão no campo e tecnologias agrícolas

Controle de gestão com software agrícola ajudou a mapear situações que passariam despercebidas, mas que impactariam custos da safra

Alcançar bons resultados vai além de ter uma ótima produtividade na lavoura. É preciso ter eficiência operacional e financeira para o sucesso prolongado da empresa rural.

Além de saber para onde o dinheiro está indo e se o investimento é realmente compensador, identificar e evitar perdas pode fazer uma enorme diferença no resultado da safra.

Controlar os recursos de forma mais efetiva foi uma das ações posta em prática pelo consultor financeiro Marcelo Zamberlan na Granja Primavera. 

Com apoio de um software de gestão agrícola, a propriedade passou a ter controle acurado de entradas e saídas de dinheiro e produtos, o que permitiu identificar diferenças de saldo e caixa, evitando perdas que até então passariam despercebidas.

Entenda como tudo isso aconteceu e como você também pode melhorar o controle das suas atividades a seguir.

Mais eficiência na gestão

Marcelo Zamberlan é consultor financeiro com vasta experiência na área de auditoria e análise financeira, inclusive de uma grande indústria de máquinas agrícolas. Há cerca de um ano e meio, ele passou a atender a Granja Primavera, na região de Condor, Rio Grande do Sul.

A propriedade, com 900 hectares, produz soja e milho verão, além de trigo como cultura de inverno e, eventualmente, uma safrinha da soja. E, apesar de ter lançamentos em planilhas de Excel, o controle da propriedade não era efetivo. 

Os registros não permitiam projetar o fluxo de caixa e nem o custeio sem grande esforço e auxílio do consultor, por exemplo. Isso sem contar as dificuldades que os usuários tinham em alimentar os dados nessas planilhas por estar tudo em Excel, com uma interface nada amigável para o usuário.

“Da forma como estava, não era possível evoluir a gestão. Era preciso um sistema que não fosse necessária tanta dependência do consultor e que facilitasse a alimentação das informações para evitar erros”, explica o consultor.

Desta forma, ele começou a pesquisar programas que facilitassem esse controle e permitisse aos colaboradores e proprietários da fazenda trabalharem de forma mais autônoma.

Foi então que ele chegou ao software de gestão agrícola Aegro. O sistema simplificou a inserção de dados, automatizou relatórios e permitiu um controle mais efetivo da propriedade, entre eles o estoque

Outro passo importante foi a conciliação bancária iniciada pelo consultor. Tudo isso foi fundamental para avanços na gestão e economias significativas, como veremos a seguir.

foto do colaborador da Granja Primavera, Divonei (à esquerda), o consultor Marcelo Zamberlan (à frente) e o agricultor Maurício

O colaborador da Granja Primavera, Divonei (à esq.), o consultor Marcelo Zamberlan (à frente) e o agricultor Maurício

(Fonte: Divulgação/Marcelo Zamberlan)

Controle preciso para identificar e evitar desperdícios

A partir do trabalho de consultoria iniciado por Zamberlan, a Granja passou por mudanças expressivas. 

O controle de pagamentos e recebimentos, aplicações, estoque, planejamento financeiro, entre outros, passaram a ser acompanhados com olhar mais acurado. 

“Basicamente, quando você compra um insumo, tem conta a pagar e ela tem de aparecer no lançamento de caixa. Esse insumo vai para o estoque, depois é consumido, então temos que ter registro desse consumo e o custo dessa compra vai ter que ir pro custeio da lavoura”, comenta o consultor.

“Quando se compra, é gerado uma conta a pagar, então precisa haver a previsão disso e depois, quando pago, é preciso conciliar se as movimentações no banco estão compatíveis e se o valor pago está correto”, reforça Zamberlan.

A propriedade passou a ter conciliação bancária, que é quando há comparação física entre o saldo das contas bancárias com o controle financeiro interno da empresa rural. 

Controlar todos esses pontos tem intuito de evitar perdas e inconsistências de diversos tipos na propriedade. Até mesmo o dinheiro vivo que é da granja e está no bolso do produtor passou a ser identificado com a conciliação.

Mas não seria possível ter tudo isso de forma visualmente facilitada e rápida à base do lápis e caneta. Assim, a fazenda passou a ter grande parte das informações alimentadas no Aegro

Com todo esse trabalho e o acompanhamento pelo software, consultor e proprietários identificaram pontos de melhoria e evitaram perdas volumosas.

“Um caso significativo foi de uma negociação de insumos com preço de comércio por aproximadamente R$ 1 o quilo. Quando veio a cobrança, estavam lançados R$ 8 por quilo. Vimos a diferença no sistema e foi feita a correção. Isso evitou uma perda grande e que poderia ter passado despercebida, não fosse esse controle”.

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Gargalos do estoque

Outro ponto positivo do controle preciso do estoque se deu em relação aos empréstimos de produtos agrícolas – tão comuns no dia a dia das fazendas e que muitas vezes acabam passando “batido” depois.

“Achamos, por exemplo, um estoque de adubo em que estavam faltando três bags, que foram emprestados para outra propriedade e que depois seriam acertados, mas era algo que seria esquecido, provavelmente”, conta.

Exemplos como esse acontecem inúmeras vezes em diversas fazendas, comenta Zamberlan.

Precisão no custeio de safra

Além do controle mais rigoroso do estoque e da conciliação bancária, outro fator importante e que permitiu avanços na Granja foi a precisão no custeio da safra.

“Hoje sabemos exatamente quanto cada safra custou”, comenta o consultor.

No caso da Granja Primavera, com a consultoria e o acompanhamento pelo Aegro, foi possível identificar lucro em uma safra que não parecia ter sido tão boa. 

“A impressão era de que a lavoura estava muito cara, mas no comparativo com a Conab descobrimos que o custo estava normal. Acompanhando os resultados pelo Aegro, vimos que a decisão de arrendar terra para plantar trigo foi, sim, viável”, diz.

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Também foi possível identificar que o maior lucro da lavoura de soja foi obtido com a cultivar de novembro. “Na safra passada, pelo relatório, percebemos essa diferença”, conta. 

“Quando a gente olha e tem os números em mãos, consegue ter uma decisão mais acertada e não com base em percepção.”

gif com exemplo de controle de custo possível com o Aegro

Exemplo de controle de custo possível com o Aegro

Previsibilidade de recursos e transparência das informações

Ter em mãos os números corretos de toda a fazenda permite também que o produtor saiba quanto vai ter para receber e quanto vai ter para gastar. Assim, tem possibilidade de tomar decisões baseadas em dados.

“Quando não se tem uma previsão de caixa, o produtor passa a vender sua produção conforme o momento, sem um planejamento”, afirma Zamberlan. 

A venda estratégica considera não só a situação do mercado, mas a situação da fazenda, permitindo alcançar maior lucro com a produção.

Além disso, com previsibilidade, o produtor sabe quando vai precisar de dinheiro, acertando o momento de solicitar financiamento bancário, se for o caso. “Esse é um segundo ganho importante trazido pela previsibilidade”, diz o consultor.

Todos esses pontos constituem os pilares da consultoria de Zamberlan: 

  • evitar perdas por falta de controle interno (auditoria, que envolve todo o controle de pagamentos, planejamento financeiro, etc.); 
  • gerar ganhos pela previsibilidade do fluxo financeiro
  • agregar valor no suporte às decisões, evidenciando as que trazem ou não rentabilidade
  • transparência das informações (onde também está envolvida a conciliação bancária).

A Granja Primavera hoje tem conciliação bancária de todas as movimentações financeiras, como você viu acima. 

Facilidade para inserir informações

Zamberlan cita que a facilidade de utilização do Aegro é um ponto positivo da ferramenta. A condição permite que os colaboradores da fazenda alimentem o sistema de forma simples, minimizando erros.

Desta forma, os relatórios automatizados podem ser gerados com mais precisão, facilitando todo o planejamento e acompanhamento das atividades da fazenda.

Outro ponto importante é que os dados ficam armazenados em nuvem – ou seja, podem ser acessados pelo computador ou celular de qualquer local, seja no campo ou no escritório. 

“Hoje eu vou até a fazenda para auditar, mas o sistema não depende de mim, enquanto consultor, para rodar. Eu saliento essa facilidade porque é realmente bastante simples de usar”, afirma.

Relatório de rentabilidade possível com software agrícola Aegro

Relatório de rentabilidade possível com software agrícola Aegro

“Hoje tenho muito orgulho do trabalho que conseguimos realizar lá em menos de um ano, implementando ferramentas de gestão que normalmente encontramos apenas em empresas profissionalizadas, fazendo com que a Granja Primavera seja um modelo. E tudo graças ao comprometimento da equipe envolvida, em especial ao sócio Maurício e ao colaborador Divonei, e à utilização do sistema Aegro”, reforça Zamberlan.

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Conclusão

O controle financeiro e operacional são fundamentais para o sucesso da empresa rural. Mas acompanhar todas as entradas e saídas não é tarefa rápida ou simples, ainda mais se feito à base do papel e caneta.

Situações corriqueiras no meio agro, como o empréstimo de insumos que não são devolvidos, ou até mesmo erros nas notas de compra e/ou venda de um produto, podem significar grandes prejuízos.

Com apoio de um software rural, o acompanhamento desses dados fica mais fácil. Assim, é possível evitar perdas que podem representar grandes somas, como mostramos aqui!

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