Gestão de tempo na fazenda: saiba como organizar sua rotina de atividades no campo com o auxílio de processos e ferramenta digital!

Gerir uma fazenda demanda tempo. Mas o que fazer quando não conseguimos administrar esse tempo?

Esse é um desafio de muitos produtores rurais, e tem impacto direto na produtividade de cada safra. 

Felizmente, você pode solucionar esse problema com algumas mudanças práticas que trazem diversos benefícios.

Já te adianto: usar as horas do seu dia da melhor forma é o caminho! 

Por isso, separei 4 dicas fáceis que vão te ajudar a melhorar a gestão de tempo na fazenda. Confira a seguir.

Por que a gestão de tempo na fazenda é importante?

Na rotina do campo, atividades de escritório e operação frequentes, como controle financeiro e decisões de manejo, se misturam a contratempos. 

Em meio a essa quantidade de afazeres, fica difícil conciliar os diferentes setores e dar a atenção necessária a cada tarefa.

Nesse caso, a falta de organização só colabora com a perda de tempo. Isso torna a operação insustentável, enquanto causa estresses desnecessários e afeta a lucratividade.

Para modificar esse cenário, a gestão de tempo na fazenda é a ferramenta ideal! 

Quando temos noção das tarefas que devem ser realizadas – seus prazos e o empenho que deve ser destinado a cada uma delas – otimizamos nosso dia. 

Ou seja, você é capaz de executar suas funções em um tempo menor que antes. Isso contribui para um trabalho cada vez mais produtivo, além de outros benefícios, como:

• mais foco no que é importante;
• facilidade para planejar e alcançar objetivos;
• melhor desempenho das equipes;
• capacidade de identificar problemas com antecedência, reduzindo erros e gastos;
• maior controle financeiro, diminuindo desperdícios;
• eficiência para melhorar os resultados.

Todavia, isso exige planejamento, paciência, disciplina e prática. Por isso, listei um passo a passo de como implementar a gestão do tempo em sua propriedade rural.

Dicas de gestão de tempo na fazenda

Comece aos poucos e amplie progressivamente para diferentes atividades e cargos. Lembre-se que a ideia não é complicar ou engessar processos, mas simplificar seu dia a dia.

Na hora de compartilhar as novas estratégias com os funcionários, comunique com clareza. Destaque as vantagens dessa transição e tire todas as dúvidas necessárias.

Sempre que possível, fique disponível para troca cotidiana de experiências e dificuldades.

Esse período que você dedicará para aplicar as mudanças não será em vão, pelo contrário! A partir dele se ganha tempo, qualidade de trabalho e melhorias de gestão. 

1. Mapeie suas tarefas

Visualizar a sequência produtiva de atividades da lavoura, do macro (grandes processos) ao micro (pequenos processos), é o primeiro passo. 

Para isso, comece anotando as atividades que são de sua responsabilidade, partindo do mais amplo para o mais detalhado. 

Por exemplo, se você executa atividades administrativas, dentre elas está o planejamento de safra. Ele envolve definir o orçamento de custos e assim por diante, até as coisas mais simples, como a verificação de e-mails. 

Não economize na descrição dos procedimentos, incluindo cada pequena ação dentro de uma sequência de execuções. 

Em tarefas que passam por várias mãos, descreva também o responsável por cada etapa e seu setor.

Com o mapeamento pronto, você terá uma melhor compreensão de tudo. Dessa forma, ficará claro o que é dispensável, o que gera atritos e o que deve ser otimizado.

2. Classifique por níveis de prioridade

Com todas as atividades listadas, vamos ao segundo passo: classificar e priorizar.

Nesse caso, a classificação de período é a inicial, pois é ela que determina a urgência e com qual regularidade você deve executar tal ação: diariamente, semanalmente, a cada início/fim de safra ou esporadicamente. 

É comum finalizar essa organização e ver uma agenda lotada. 

Como não é possível fazer tudo ao mesmo tempo, mas também não se pode perder o prazo de certas demandas, a solução é criar um cronograma embasado em diferentes níveis de prioridade. 

Uma das formas mais populares para definir essa categorização é a de “importante ou urgente”. Essa técnica é utilizada por diversos profissionais, e é conhecida como Matriz Eisenhower.

• Importantes: são todas as tarefas que exigem planejamento e maior tempo de realização;
• Urgentes: são todas as tarefas que exigem resposta rápida em um menor prazo.

Além disso, aproveite este momento para determinar os afazeres que podem ser padronizados, substituídos ou automatizados. 

Cada uma dessas modificações ajuda a reduzir situações que ocupam seu tempo indevidamente ou de forma repetitiva. 

3. Crie uma rotina

Com um conhecimento aprofundado de suas prioridades, é mais simples criar e executar uma rotina de trabalho produtiva, saudável e realista. 

Assim, o terceiro passo é montar um cronograma que te ajude a visualizar as atividades e quando colocá-las em prática. 

Para que ele seja efetivo, faça uma distribuição viável de tempo para cada demanda. Evite o acúmulo de tarefas e reserve tempo extra para possíveis imprevistos. 

Outra dica que pode ajudar é descobrir o período do dia em que você se sente mais produtivo e motivado. Independente de quando for, coloque as atividades mais importantes para serem feitas nesse momento.

No Aegro, uma forma eficaz de estipular a rotina para sua fazenda é utilizando a aba de atividades. 

Nela, você consegue planejar todas as operações da safra, desde o preparo do solo até a colheita. A cada ação, você determina o período para execução, a área, os insumos, o maquinário e a equipe. 

No Aegro, você consegue planejar e visualizar todas as atividades de safra, sem sair do lugar

Além de facilitar a organização, isso também garante mais autonomia aos funcionários. Eles podem acessar a tarefa pelo aplicativo diretamente da lavoura, mesmo sem internet. 

Outra opção é você gerar um relatório para ser enviado via WhatsApp, como uma ordem de serviço.

Relatório de atividade gerado pelo Aegro. Dados fictícios.

Com essa informação em mãos, seus funcionários executam a demanda e depois a registram no aplicativo. Pelo software agrícola, você pode acompanhar a execução dos trabalhos sem se preocupar. 

Acompanhe os registros de todas as atividades pelo Aegro através da tela do seu celular

4. Automatize as tarefas burocráticas recorrentes

Boa parte do cotidiano de uma fazenda é voltada para atividades burocráticas e repetitivas. Com o avanço da tecnologia, o que era feito manualmente pode e deve ser automatizado para a melhor gestão de tempo na fazenda.

Nesse caso, um software de gestão como o Aegro pode ser seu grande aliado, pois ele ajuda a centralizar informações da fazenda e organizar fluxos de trabalho. Isso agiliza tanto a execução quanto a análise dos processos operacionais. 

Um bom exemplo é a opção de planejamento das atividades da safra. Logo que elas são concluídas pela sua equipe, o aplicativo já desconta no estoque os insumos utilizados e contabiliza as horas de trabalho do maquinário.

Quando se trata de financeiro, também existem várias facilidades! Primeiro, as despesas contínuas e padrões, como salários de profissionais, podem ser programadas para se repetirem no futuro de maneira recorrente.

Os custos de compras de insumo e outros podem ser importados por XML ou manualmente. 

Em ambos os casos, é feita a entrada automática da quantidade no estoque. O mesmo vale para o lançamento de uma nova receita, para a qual você também pode emitir a nota fiscal de venda e atualizar a quantidade no silo.  

Outra possibilidade é conectar a sua conta à Sefaz. Assim, todas as notas fiscais emitidas contra o seu CPF são automaticamente importadas para dentro do Aegro. 

Basta confirmar com um clique o registro do custo, mantendo o fluxo de caixa atualizado. 

Além disso, cada ação que você registra no Aegro alimenta indicadores de maneira automática. Saiba, por exemplo, qual é o seu custo por hectare em poucos segundos, sem precisar fazer cálculos ou cruzar diferentes planilhas.

Conclusão

Conforme esses primeiros passos são realizados, você vai notar uma grande diferença. 

Uma vez feitos, não é preciso repeti-los, é só revisar e atualizar as informações de acordo com sua necessidade ou o crescimento da produção.

Mesmo assim, cada fazenda tem sua própria realidade e talvez não seja tão simples de se aplicar as dicas na prática. De qualquer forma, mesmo a introdução da menor modificação já faz a diferença em facilitar sua rotina.

Para tal, conte com a ajuda da Aegro! Nosso software para gestão de fazendas busca otimizar processos do campo ao escritório, podendo ser acessado de qualquer lugar, de forma prática e rápida. 

Aproveite também todos os conteúdos e materiais ricos sobre gestão e agronegócio, disponibilizados gratuitamente aqui no blog!

>> Leia mais:

“Como a gestão agrícola pode trazer mais lucro para sua empresa rural”

“Aegro Conecta 2: veja o que aconteceu na segunda edição do evento”

Como você cuida da sua gestão de tempo na fazenda? Já pensou em usar um software para te ajudar nessa jornada? Faça o teste grátis do Aegro!

Ciclo de produção agrícola: sistema digital facilita tomadas de decisões nas diferentes etapas do ciclo de produção 

Cada safra que se inicia representa uma oportunidade de produzir mais e melhor.

Para superar os resultados do ano anterior, o produtor moderno pode somar a sua experiência ao uso de sistemas digitais.

Um sistema como o Aegro ajuda a gerenciar as diferentes etapas do ciclo de produção agrícola. Ele automatiza processos e facilita o acesso às informações.

Assim, sobra tempo para que o fazendeiro pense suas estratégias dentro deste ambiente extremamente complexo que é o agronegócio.

Continue lendo para entender como planejar e executar uma safra de sucesso com o Aegro!

Comece pelo planejamento agrícola

Você precisa saber aonde quer chegar com sua empresa rural a curto, médio e longo prazos. 

Com uma visão clara de futuro, fica mais fácil traçar as ações necessárias para atingir os seus objetivos.

Comece analisando as tendências de mercado, estabeleça a sua estratégia de rotação de culturas e o sistema de plantio.

Então, inicie o planejamento agrícola com o seu sistema de gestão!

No Aegro, é possível mapear as áreas da propriedade em poucos minutos e definir metas de produtividade para os talhões.

Você também pode usar o sistema para programar as atividades de safra, prevendo o uso de insumos e máquinas ao longo dos meses.

Desta forma, você consegue fazer as compras com antecedência e preparar o patrimônio da fazenda para as operações.

Siga com o planejamento financeiro da safra

Depois de realizar o planejamento agrícola, é importante verificar a viabilidade econômica da sua safra.

A boa notícia é que o Aegro te ajuda nessa etapa do ciclo de produção agrícola.

Você pode montar um orçamento, de forma prática, com base nas atividades que já programou.

Basta inserir no sistema o valor base dos insumos e complementar com outras categorias de gastos, como: administração, fretes e o salário dos funcionários.

A partir das projeções de custos e produtividade, o Aegro calcula o lucro ou prejuízo que a fazenda terá ao final do ciclo produtivo.

Descubra qual é o seu ponto de equilíbrio e avalie quais investimentos realmente cabem no seu bolso.

Esse é o momento de decidir, por exemplo, se você vai fechar barter ou contratar crédito agrícola.

Organize o fluxo de caixa da fazenda

À medida que os gastos se concretizam, o Aegro descomplica um dos trabalhos mais burocráticos do ciclo de produção agrícola: o fluxo de caixa.

Você pode cadastrar o seu certificado digital no sistema para receber automaticamente todas as notas fiscais que são emitidas contra o seu CNPJ.

Isso quer dizer que você não precisará mais perder horas juntando comprovantes de abastecimento, ou correndo atrás dos seus fornecedores.

Com alguns cliques, você importa a nota fiscal de compra e a transforma em uma despesa no seu financeiro.

Como consequência, o controle do custo de produção se torna mais detalhado. Além disso, você deixa de atrasar o pagamento de contas por falta de organização.

O Aegro também permite que você emita as suas notas fiscais de venda, gerenciando as receitas da fazenda com precisão. 

Mantenha o registro de atividades agrícolas

Se por um lado você tem os lançamentos feitos no escritório, por outro tem as anotações de campo.

Aquela árdua tarefa de registrar as atividades realizadas na lavoura, abaixo de sol, chuva e poeira.

Mas a confusão das agendas de papel que molham, sujam e se perdem com o tempo já ficou no passado.

O Aegro oferece duas alternativas mais práticas para o controle de operações ao longo do ciclo de produção agrícola.

A primeira delas é o aplicativo para celular, que funciona mesmo sem internet e permite que você faça apontamentos de campo georreferenciados. 

A segunda é a conexão com sistemas de telemetria, como Climate FieldView™ e John Deere Operations Center. 

A partir dessa conexão, você pode transferir dados de plantio, aplicação e colheita das suas máquinas diretamente para o Aegro.

Faça o controle de estoque rural

A dificuldade de gerenciar o estoque rural tira o sono de muitos produtores. 

Afinal, ninguém quer paralisar uma operação de última hora por descobrir que não há produto suficiente na fazenda. 

Para reduzir os riscos operacionais relacionados ao estoque, o Aegro automatiza completamente este controle.

Você dá entrada nos insumos ao registrar uma nova compra através do financeiro, e dá baixa ao realizar as atividades de campo.

Com isso, não precisa mais se preocupar em atualizar as planilhas de inventário ao longo da safra.

E você ainda pode definir alertas no sistema para a reposição de itens que considera essenciais, como o diesel, evitando sua indisponibilidade durante o ciclo de produção agrícola.

Acompanhe o resultado dos talhões

À medida que você cadastra custos e operações agrícolas no Aegro, o sistema cruza essas informações para entregar relatórios individualizados de desempenho.

Funciona com um raio-X do talhão, mostrando o que deu certo e o que deu errado.

É possível visualizar, com o apoio de gráficos de fácil entendimento, a margem de lucro ou prejuízo que cada área trouxe para o seu negócio.

Esses relatórios te ajudarão a medir o retorno dos investimentos em seu ciclo de produção agrícola. 

Entenda, por exemplo, se aquele cultivar com melhor potencial produtivo realmente impactou no resultado da safra.

Tome melhores decisões no próximo ciclo de produção agrícola

Com o histórico da safra documentado no seu Aegro, é chegada a hora de pensar no próximo ciclo de produção agrícola.

Desta vez, ao invés de contar com a sua memória e intuição, você poderá iniciar o planejamento com base em fatos e dados. 

Use as informações exatas que o sistema fornece para aprender com o passado e determinar quais serão seus passos seguintes.

Será que você deve trocar a plantadeira de 30 linhas por uma de 35? Será que deve substituir a aplicação interna por uma terceirizada?

O Aegro vai te ajudar com essas decisões que envolvem tantas variáveis. Muitas vezes, elas são tomadas sem confiança.

Assim, você entrará em um processo de melhoria contínua, atingindo maiores níveis de rentabilidade.

Conclusão

Sem dúvida, a experiência do produtor rural é insubstituível.

Somente ele conhece a fundo todas as particularidades da sua terra e pode tomar as decisões difíceis ao longo do ciclo de produção agrícola. 

Porém, o uso de tecnologia digital pode trazer mais assertividade para as escolhas do dia a dia. 

Neste artigo, mostramos como o Aegro automatiza as rotinas da propriedade e transforma dados em informações de negócio relevantes.

>> Leia mais:

“Avalie o sucesso da safra com ajuda dos indicadores de produção no Aegro“

“Software agrícola: como ter o controle efetivo da sua fazenda”

“Aegro Conecta 2: veja o que aconteceu na segunda edição do evento”

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