A geração de notas fiscais eletrônicas (NF-e) já faz parte do dia a dia do produtor rural e de empresas do setor agropecuário.

No entanto, problemas técnicos podem impedir a autorização da nota em tempo real. Para evitar que as operações sejam interrompidas, existe a nota de contingência, uma alternativa que permite a emissão do documento fiscal mesmo com falhas na comunicação com a SEFAZ.

A emissão em contingência garante que a nota fiscal seja gerada e utilizada normalmente, mas há algumas regras a serem seguidas para que a operação seja regularizada posteriormente.

Sem essa etapa, o produtor pode enfrentar problemas fiscais e dificuldades no transporte das mercadorias.

O que é Nota de Contingência?

A nota fiscal emitida em contingência é um documento gerado quando há falhas na conexão entre o sistema emissor e a SEFAZ, impossibilitando a autorização em tempo real.

Isso significa que, quando o produtor rural ou empresa tenta emitir uma NFP-e e não consegue, devido a problemas técnicos, a alternativa é utilizar um modo de contingência.

Essa funcionalidade garante que a operação possa ser registrada, evitando atrasos e complicações na entrega dos produtos.

Contudo, a NF-e contingência não substitui a necessidade de transmissão à SEFAZ. Assim que o sistema voltar a funcionar normalmente, a nota precisa ser enviada para validação e regularização.

Tipos de Nota Fiscal em Contingência

A legislação brasileira prevê diferentes modalidades de contingência para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), permitindo que o emissor escolha o melhor método para a situação. Veja:

• SVC (SEFAZ Virtual de Contingência): Permite que a nota seja transmitida para uma SEFAZ alternativa, que funciona como um sistema secundário para validar a NF-e quando o ambiente principal está indisponível;
• DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência): O contribuinte informa previamente à Receita Federal que emitiu a nota em contingência, garantindo que a operação tenha respaldo fiscal até a validação definitiva;
• FS-DA (Formulário de Segurança para Documento Auxiliar): Requer a impressão do DANFE em contingência em papel especial para permitir a circulação da mercadoria antes da autorização eletrônica.

Cada estado pode ter regras específicas sobre a nf-e contingência, por isso, é preciso verificar as normas locais para evitar problemas na regularização.

O que pode deixar a Nota em Contingência?

A emissão de nota fiscal em contingência acontece quando há problemas técnicos que impedem a autorização imediata da NF-e pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Isso pode acontecer por diversos motivos, e entender as causas ajuda a evitar transtornos e tomar medidas preventivas. Os principais fatores podem incluir:

1. Instabilidade no sistema da SEFAZ

Quando os servidores da Secretaria da Fazenda enfrentam problemas técnicos ou sobrecarga, pode ocorrer a indisponibilidade temporária para o recebimento e validação das NF-e.

Situações como essa impedem que o contribuinte consiga transmitir suas notas no momento da venda, gerando a necessidade da contingência.

2. Problemas na conexão com a internet

Como a emissão da NF-e depende de acesso online para envio e validação, falhas na rede de internet do produtor rural ou da empresa podem dificultar a comunicação com a SEFAZ.

Esse problema é mais comum em regiões rurais, onde a conexão pode ser instável devido à infraestrutura limitada, oscilações no sinal ou falta de cobertura de internet fixa e móvel.

3. Falhas no sistema emissor

Erros ou incompatibilidades no software de emissão NFP-e podem impedir preenchimento certo e envio da nota fiscal eletrônica.

Problemas na configuração, na instalação ou até mesmo atualizações pendentes podem ser causas frequentes, mas com fácil resolução.

4. Manutenção nos sistemas fiscais

A SEFAZ realiza periodicamente atualizações e ajustes nos seus sistemas, o que pode resultar na indisponibilidade momentânea para recebimento das notas fiscais eletrônicas.

Essas manutenções podem ser programadas ou emergenciais, dificultando a operação de alguns contribuintes.

5. Falha no certificado digital

A emissão de NF-e requer um certificado digital válido para assinatura eletrônica. Se houver problemas com a certificação ou vencimento do documento, a nota pode não ser autorizada no momento da emissão.

Quando qualquer um desses problemas acontece, a emissão em contingência se torna a melhor solução para evitar que a operação seja interrompida.

Mesmo assim, é importante monitorar a situação e regularizar a nota o quanto antes para evitar problemas fiscais e garantir a conformidade da operação.

Como emitir Nota de Contingência?

Para emitir nota de contingência é preciso escolher a modalidade de contingência mais adequada e, posteriormente, fazer a regularização para se certificar que o erro foi ajustado. Veja o passo a passo:

1. Verifique a falha: Confirme se o problema está na SEFAZ, no emissor ou na conexão de internet;
2. Escolha a modalidade de contingência adequada: Selecione entre SVC, DPEC ou FS-DA, conforme a necessidade;
3. Marque a opção de emissão em contingência no sistema emissor: Esse passo informa à SEFAZ que a nota está sendo gerada dessa forma;
4. Gere o DANFE em contingência: Se necessário, imprima o documento para acompanhar a mercadoria no transporte;
5. Regularize a nota: Assim que a conexão for restabelecida, envie a NF-e para validação oficial no sistema da SEFAZ.

Atenção! A não regularização pode resultar em penalidades, pois a contingência não exime a obrigação tributária.

Quais problemas a Nota de Contingência pode gerar?

Apesar de ser uma alternativa viável para garantir que as operações não sejam interrompidas, a nota fiscal emitida em contingência pode gerar complicações se não for administrada corretamente.

Um dos principais riscos está na falha na regularização, pois, se a NF-e não for transmitida à SEFAZ dentro do prazo, pode ser considerada inválida, resultando em transtornos fiscais.

O descumprimento dos prazos também pode acarretar multas e penalidades, impactando financeiramente tanto empresas quanto produtores rurais.

O uso frequente desse tipo de emissão segue a mesma lógica, podendo dificultar o controle fiscal, tornando a gestão tributária mais complexa e exigindo um acompanhamento rigoroso para evitar inconsistências nos registros.

Outro ponto de atenção é o risco de fiscalização, já que a Receita Federal pode interpretar o uso excessivo da contingência como um possível indício de irregularidade, aumentando as chances de auditorias e investigações.

A recomendação é utilizar a contingência apenas quando realmente necessário e garantir que todas as notas emitidas dessa forma sejam regularizadas o quanto antes.