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Controle de custos com tecnologia: entenda como essa atividade pode se tornar mais fácil com apoio de um software de gestão rural!

A produção agrícola e as manutenções de uma fazenda envolvem muitos custos, não é verdade?

Ter controle das grandes entradas e saídas de recursos no dia a dia é fundamental e talvez você até saiba de cabeça o quanto tem para pagar do financiamento de uma máquina.

Mas e quanto àquelas compras que saem do bolso de alguém da família e que não estavam programadas? Ou ainda a compra duplicada de defensivos porque o estoque não estava atualizado?

Tudo isso é custo, e se você não tem um bom controle, pode estar perdendo muito dinheiro ao negociar sua produção.

O produtor rural Nino Mosena conta como, com apoio da tecnologia, conseguiu ter números precisos de seus custos e passou a identificar mudanças que representaram mais lucratividade agrícola. Boa leitura!

Assumir os negócios e entender os problemas

O produtor Nino Mosena é gerente administrativo das fazendas do grupo Vó Negrinha Agro. As duas propriedades, localizadas em São Gabriel do Oeste (MS), produzem mais de 1 mil hectares de soja e milho, majoritariamente, e alguns hectares de milheto, sorgo e nabo como cultura de cobertura.

Quando passou a assumir uma maior parcela dos negócios, em 2020, no processo de sucessão familiar das fazendas, Nino se deparou com dificuldades em precisar os custos de produção das propriedades. 

Até então, não havia um controle exato das entradas e saídas de recursos. As anotações eram feitas principalmente em cadernos e algumas poucas planilhas, mas os números nem sempre estavam acessíveis a todos e atualizados.

Portanto, fazer um bom gerenciamento de custos se tornou um grande desafio para a gestão.

“O problema principal era saber nosso custo de produção, porque a gente não tinha números precisos”, conta Nino. 

Assim, definir o melhor momento e preço para venda das safras, por exemplo, envolvia mais “sentir o momento e o mercado” do que um olhar estratégico de negócio.

Nino começou então a procurar sistemas de gestão que o ajudassem nessa tarefa de precisão de custos e acessibilidade dos dados. A escolha pelo Aegro se deu pelo aplicativo reunir toda a parte financeira com os dados agrícolas e operacionais da fazenda.

A partir da adoção do sistema, as propriedades do grupo deram um novo passo na administração geral da fazenda. O controle das informações ficou bem mais fácil, acessível e preciso, como você verá a seguir!

O produtor rural Nino Mosena é usuário do Aegro desde 2019; software ajuda a monitorar propriedades em São Gabriel do Oeste

(Fonte: Arquivo pessoal)

Custos de produção sob controle e maior lucratividade

Todo o controle administrativo da fazenda passou a ser feito pelo computador e celular, com uso do Aegro. Os dados são inseridos com apoio de uma funcionária e acompanhados por todos os sócios, com acesso em tempo real.

Com esse controle tecnológico, as despesas passaram a ser rateadas,de forma descomplicada e rápida, entre as fazendas e safras – caso de reformas recentes na propriedade, por exemplo.

Custo realizado pode ser visualizado facilmente pelo Aegro. Dados ilustrativos

“Agora fica fácil olhar e saber o que é um custo anual, quais são os custos que vão perdurar e temos tudo ali, na mão”, diz o produtor.

A partir do acerto de toda essa parte de custos, o grupo passou a trabalhar de forma mais certeira, focado no resultado dos negócios.

“Passamos a ter um custo preciso de produção e, com isso, pudemos olhar para o negócio de forma mais estratégica. A gente sabe que é muito difícil reduzir custo de produção, mas temos controle sobre o preço de venda da safra. Hoje, já estamos fazendo o planejamento para segurar a soja e conseguir o melhor preço de venda, por exemplo”, adianta o produtor.

Mudanças para mais lucro

Esses registros possibilitaram tomada de decisões que resultaram em mais lucratividade para as propriedades do grupo. 

Antes, entre 40% e 60% da safra estava sendo vendida de forma antecipada, em contratos pré-estabelecidos, numa prática que vinha sendo recorrente. 

Quando tudo foi contabilizado e a visualização dos dados ficou mais fácil, Nino percebeu que essa estratégia não era tão vantajosa e que, no volume negociado, inclusive prejudicava a lucratividade.

“Hoje percebemos que não tem necessidade dessa venda como estava sendo feita. Tudo agora está sendo trabalhado durante a safra e atualmente não tivemos nem 20% dela comprometida com contratos prévios. O Aegro nos ajudou muito a tomar consciência disso e ter poder de tomar a melhor decisão”, conta.

Mas não foi só isso que mudou…

Dados integrados ajudam a evitar desperdícios

Com a integração dos dados, Nino passou a ter uma visualização ampla de tudo o que acontecia nas duas fazendas. 

A média da produtividade de cada uma das propriedades, inclusive por talhão, o controle de chuva das diferentes áreas, as informações sobre máquinas e outros equipamentos agrícolas.


“Ter os dados integrados e de fácil acesso foi um benefício imediato que o Aegro nos trouxe. Sempre nos perguntam qual foi a média disso ou daquilo e temos tudo à mão pelo celular. Foi um salto imediato na nossa gestão”, reforça o produtor.

A inserção dos dados de forma sistemática também permitiu identificar gastos que antes não eram contabilizados e que representavam até 5% do custo de produção do grupo.

“Como acontece em muitas fazendas, a gente tinha anotação dos gastos feitos pela família quando eram grandes transferências, mas não sobre o pagamento de pequenices, como aquela compra de peça rápida de última hora”, diz. 

“Esses gastos mensais a gente não visualizava, não tínhamos controle. E hoje que eles são colocados no Aegro, estimo que esses custos extras representem 5% dos nossos custos de produção”, conta.

Novos processos na fazenda

A alimentação do software de gestão agrícola também ajudou a identificar processos que a fazenda não tinha e que já estão sendo corrigidos. 

“No estoque, por exemplo, o sistema nos mostra quanto temos de produto, qual a retirada e às vezes pede um dado que não tínhamos. Nisso, identificamos problemas que precisam ser resolvidos”, diz Nino.

Controle de estoque mais fácil com Aegro

Com isso, novos processos estão sendo estabelecidos e Nino acredita que a organização e análise de dados pelo Aegro permitirá muita economia.

Um dos exemplos foi o abastecimento de máquinas, que passou por mudanças para ficar mais organizado e alinhado com o software de gestão rural. 

Hoje, a quantidade de litros de combustível e horas trabalhadas das máquinas é alimentado no sistema, com baixa automática do estoque pelo Aegro.

Gestão de abastecimentos e manutenções de máquinas pelo celular

Os benefícios tendem a ser ampliados.

“A partir do momento que conseguimos estabelecer o necessário de uso de cada item do estoque, poderemos analisar os dados e ter um controle muito maior com relação a desperdícios”, conclui Nino.

Conclusão

A atividade agrícola envolve altos custos de produção e saber exatamente onde estão alocados é fundamental para saber o quanto – e se – é possível reduzi-los.

Consciente desses custos, você tem maior poder de negociação com fornecedores de insumos e na comercialização da safra.

Foi isso que fez o produtor Nino Mosena! Com apoio do Aegro, ele conseguiu mapear todos os custos de produção das propriedades agrícolas da família e identificou pontos estratégicos de mudança.

Assim, além do aumento da lucratividade, ele trouxe mais transparência e agilidade ao processo de gerenciamento das fazendas.

>> Leia mais:

“Como produtora economizou em manutenção de máquinas a partir de ação estratégica”

“Como produtor e consultor garantiram margem de lucro histórica na negociação antecipada da safra”

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