Controle de Nota Fiscal: Por que é essencial para a fazenda?

Manter o controle de nota fiscal em dia é uma das tarefas mais importantes para quem quer garantir organização financeira, boa gestão de estoque e tranquilidade na hora de declarar os impostos.

Se você é produtor rural, precisa entender que gestão de nota fiscal vai muito além de armazenar papéis ou emitir documentos fiscais.

Esta é uma das formar de ter acesso a financiamentos, já que muitas instituições exigem a comprovação de renda formal e regularidade fiscal.

Também contribui para análises do desempenho da fazenda, permitindo identificar quais culturas ou áreas são mais lucrativas.

O que é controle de notas fiscais?

O controle de notas fiscais é o processo de organizar, registrar, conferir e armazenar todas as notas fiscais emitidas e recebidas pela sua fazenda.

Isso envolve desde a emissão correta da nota fiscal eletrônica (NF-e) até o acompanhamento do fluxo de entrada e saída de produtos, serviços e insumos.

Esse controle garante que todas as operações estejam documentadas e em conformidade com o Fisco.

Na prática, tudo isso ajuda a ter mais controle sobre o negócio, tomar decisões com base em dados concretos e manter a fazenda mais organizada, eficiente e preparada para crescer.

Atenção, produtor rural!

Desde o dia 3 de fevereiro de 2025, produtores rurais com faturamento bruto anual acima de R$ 360 mil (apurado em 2023 ou 2024) ou que realizam vendas para fora do estado são obrigados a emitir a Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e).

Já a partir de 5 de janeiro de 2026, a obrigatoriedade será estendida a todos os produtores rurais, inclusive os de menor faturamento, mesmo em operações dentro do próprio estado.

Essa mudança faz parte da digitalização dos processos fiscais no campo e exige atenção para manter a fazenda regularizada e evitar transtornos com a comercialização da produção.

Se você ainda tem dúvidas do que fazer, como emitir ou se adaptar com a novidade, confira o vídeo a seguir e continue acompanhando os conteúdos do blog da Aegro.

Por que é essencial fazer o controle de notas fiscais?

Fazer o controle de notas fiscais é essencial porque garante segurança fiscal, organização financeira e eficiência na gestão da fazenda.

Sem esse controle, você corre o perigo de comprometer o planejamento da safra e ter dificuldades para acompanhar os custos reais da produção, além de:

• Evitar multas e problemas com o Fisco;
• Garantir uma boa apuração de tributos como o ITR, IR, ICMS, PIS e Cofins;
• Facilitar o controle de estoque, evitando perdas e desvios;
• Melhorar a organização financeira, permitindo saber exatamente o custo de produção;
• Ajudar na tomada de decisão, com base em dados reais e atualizados;
• Garantir acesso a crédito e financiamentos;
• Facilitar a integração com o contador, otimizando tempo e evitando retrabalho.

Ao manter tudo organizado, você ganha credibilidade junto a bancos, cooperativas, fornecedores e compradores.

Como fazer o controle de notas fiscais?

O controle de notas fiscais começa com a centralização e organização de todos os documentos fiscais, tanto emitidos quanto recebidos.

Para isso, é recomendado usar um sistema de gestão rural para automatizar o processo e reduzir os erros.

Também é importante manter uma comunicação constante com o contador para garantir que tudo esteja em conformidade e atualizado. Junto disso, siga as seguintes recomendações:

1. Digitalize todos os documentos

Notas impressas podem se perder com facilidade, principalmente se você trabalha com essa parte há muito tempo.

Digitalize todas as notas fiscais e salve em pastas organizadas por mês, por tipo (compra, venda, serviço) e por fornecedor ou cliente.

Utilize nomeações claras para facilitar a busca e conseguir consultar sempre que necessário.

2. Mantenha um calendário fiscal

Anote todas as obrigações mensais, como o envio da nota, pagamento de tributos, envio ao contador, emissão do Livro Caixa Digital (LCDPR) e entre outros. Isso evita atrasos e esquecimentos.

Marque também as obrigações sazonais, como o prazo de entrega do Imposto de Renda, declarações anuais e renovações de inscrição estadual (quando aplicável).

Ter um calendário atualizado ajuda a planejar melhor o fluxo de caixa, evita multas e facilita a organização dos documentos ao longo do ano.

3. Padronize os lançamentos

Sempre que emitir ou receber uma nota fiscal, registre os dados corretamente: valor, data, item, finalidade e forma de pagamento.

Uma planilha simples já ajuda bastante, mas o ideal é usar um sistema integrado.

Padronizar esses lançamentos evita confusões, facilita a conferência de informações e agiliza o trabalho do contador, ficando mais fácil gerar relatórios e acompanhar o desempenho da fazenda.

Quanto mais detalhado e uniforme for o registro, melhor será o controle da gestão financeira e fiscal.

4. Use softwares de gestão rural

Hoje existem diversos sistemas voltados especificamente para o produtor rural, que facilitam o controle de estoque, a emissão de notas fiscais eletrônicas, o acompanhamento de custos e até a gestão de documentos fiscais.

Se possível, escolha um sistema que permita integração com seu contador, que evita erros e perdas de dados, como o Aegro, que tem emissão de NFP-e gratuita e integrado ao Sefaz.

Como a gestão de nota fiscal afeta o controle de estoque?

Essa é uma dúvida comum e super importante: nota fiscal e estoque andam juntos. Sempre que você compra insumos ou vende sua produção, isso precisa estar refletido no controle de estoque.

Se você não registra corretamente as entradas e saídas, pode ter problemas com:

• Prejuízo com perdas ou desvios não identificados;
• Errar na apuração de custos;
• Perder oportunidades de venda por não saber o que tem disponível; e
• Ter problemas com o Fisco por divergência entre o que foi comprado/vendido e o que está declarado.

Por isso, o sistema de controle de estoque e emissão de nota fiscal deve estar alinhado. Isso evita retrabalho e melhora muito a gestão da fazenda.

Qual sistema usar para emitir nota fiscal?

Atualmente, a maioria dos estados exige que a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) seja feita com o uso de certificado digital. Existem três formas principais de realizar essa emissão:

• Pelo portal da Secretaria da Fazenda do seu estado;
• Por softwares privados homologados, que automatizam o processo; e
• Por sistemas de gestão rural integrados, que facilitam ainda mais o dia a dia.

Para emitir, você vai precisar de:

• Certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ);
• CNPJ ativo;
• Cadastro na Sefaz do estado; e
• Dados completos da operação (produto, quantidade, valor, destinatário etc.).

O que é portal de gestão NFS?

O portal de gestão NFS é uma plataforma online onde você pode controlar, emitir e consultar notas fiscais de serviços. Em alguns estados, isso está integrado ao site da prefeitura.

Para o produtor rural, esse tipo de sistema é útil especialmente se ele presta serviços ou aluga máquinas, por exemplo.

Em casos de venda de produtos agrícolas, o ideal é trabalhar com o portal da Sefaz estadual ou com sistemas específicos para emissão de NF-e rural.

Dica extra: integração com o contador

Se você quer evitar dor de cabeça e atrasos na entrega de obrigações fiscais, mantenha uma rotina de envio das notas para seu contador.

O ideal é usar um sistema que permita isso automaticamente, mas, se ainda não tem, defina um padrão de envio semanal ou quinzenal. O contador precisa dessas informações para:

• Declarar corretamente seus tributos;
• Preencher o Livro Caixa Digital (LCDPR); e
• Evitar malha fina ou inconsistências na sua declaração.

Quanto mais organizado você estiver, mais rápido ele poderá te atender e melhor será o planejamento fiscal da sua fazenda. 

Facilite esse processo com o Aegro que oferece emissão de NFP-e grátis e controle de notas fiscais com o financeiro, estoque e contabilidade da fazenda.

Você pode compartilhar automaticamente todas as notas e documentos com seu contador, eliminando o trabalho manual e garantindo mais segurança e agilidade.

Assim, você fica tranquilo para focar na produção, enquanto a gestão fiscal e administrativa da sua fazenda fica organizada e sem surpresas. Faça um teste grátis para experimentar!