Gestão de tempo na fazenda: saiba como organizar sua rotina de atividades no campo com o auxílio de processos e ferramenta digital!

Gerir uma fazenda demanda tempo. Mas o que fazer quando não conseguimos administrar esse tempo?

Esse é um desafio de muitos produtores rurais, e tem impacto direto na produtividade de cada safra. 

Felizmente, você pode solucionar esse problema com algumas mudanças práticas que trazem diversos benefícios.

Já te adianto: usar as horas do seu dia da melhor forma é o caminho! 

Por isso, separei 4 dicas fáceis que vão te ajudar a melhorar a gestão de tempo na fazenda. Confira a seguir.

Por que a gestão de tempo na fazenda é importante?

Na rotina do campo, atividades de escritório e operação frequentes, como controle financeiro e decisões de manejo, se misturam a contratempos. 

Em meio a essa quantidade de afazeres, fica difícil conciliar os diferentes setores e dar a atenção necessária a cada tarefa.

Nesse caso, a falta de organização só colabora com a perda de tempo. Isso torna a operação insustentável, enquanto causa estresses desnecessários e afeta a lucratividade.

Para modificar esse cenário, a gestão de tempo na fazenda é a ferramenta ideal! 

Quando temos noção das tarefas que devem ser realizadas – seus prazos e o empenho que deve ser destinado a cada uma delas – otimizamos nosso dia. 

Ou seja, você é capaz de executar suas funções em um tempo menor que antes. Isso contribui para um trabalho cada vez mais produtivo, além de outros benefícios, como:

• mais foco no que é importante;
• facilidade para planejar e alcançar objetivos;
• melhor desempenho das equipes;
• capacidade de identificar problemas com antecedência, reduzindo erros e gastos;
• maior controle financeiro, diminuindo desperdícios;
• eficiência para melhorar os resultados.

Todavia, isso exige planejamento, paciência, disciplina e prática. Por isso, listei um passo a passo de como implementar a gestão do tempo em sua propriedade rural.

Dicas de gestão de tempo na fazenda

Comece aos poucos e amplie progressivamente para diferentes atividades e cargos. Lembre-se que a ideia não é complicar ou engessar processos, mas simplificar seu dia a dia.

Na hora de compartilhar as novas estratégias com os funcionários, comunique com clareza. Destaque as vantagens dessa transição e tire todas as dúvidas necessárias.

Sempre que possível, fique disponível para troca cotidiana de experiências e dificuldades.

Esse período que você dedicará para aplicar as mudanças não será em vão, pelo contrário! A partir dele se ganha tempo, qualidade de trabalho e melhorias de gestão. 

1. Mapeie suas tarefas

Visualizar a sequência produtiva de atividades da lavoura, do macro (grandes processos) ao micro (pequenos processos), é o primeiro passo. 

Para isso, comece anotando as atividades que são de sua responsabilidade, partindo do mais amplo para o mais detalhado. 

Por exemplo, se você executa atividades administrativas, dentre elas está o planejamento de safra. Ele envolve definir o orçamento de custos e assim por diante, até as coisas mais simples, como a verificação de e-mails. 

Não economize na descrição dos procedimentos, incluindo cada pequena ação dentro de uma sequência de execuções. 

Em tarefas que passam por várias mãos, descreva também o responsável por cada etapa e seu setor.

Com o mapeamento pronto, você terá uma melhor compreensão de tudo. Dessa forma, ficará claro o que é dispensável, o que gera atritos e o que deve ser otimizado.

2. Classifique por níveis de prioridade

Com todas as atividades listadas, vamos ao segundo passo: classificar e priorizar.

Nesse caso, a classificação de período é a inicial, pois é ela que determina a urgência e com qual regularidade você deve executar tal ação: diariamente, semanalmente, a cada início/fim de safra ou esporadicamente. 

É comum finalizar essa organização e ver uma agenda lotada. 

Como não é possível fazer tudo ao mesmo tempo, mas também não se pode perder o prazo de certas demandas, a solução é criar um cronograma embasado em diferentes níveis de prioridade. 

Uma das formas mais populares para definir essa categorização é a de “importante ou urgente”. Essa técnica é utilizada por diversos profissionais, e é conhecida como Matriz Eisenhower.

• Importantes: são todas as tarefas que exigem planejamento e maior tempo de realização;
• Urgentes: são todas as tarefas que exigem resposta rápida em um menor prazo.

Além disso, aproveite este momento para determinar os afazeres que podem ser padronizados, substituídos ou automatizados. 

Cada uma dessas modificações ajuda a reduzir situações que ocupam seu tempo indevidamente ou de forma repetitiva. 

3. Crie uma rotina

Com um conhecimento aprofundado de suas prioridades, é mais simples criar e executar uma rotina de trabalho produtiva, saudável e realista. 

Assim, o terceiro passo é montar um cronograma que te ajude a visualizar as atividades e quando colocá-las em prática. 

Para que ele seja efetivo, faça uma distribuição viável de tempo para cada demanda. Evite o acúmulo de tarefas e reserve tempo extra para possíveis imprevistos. 

Outra dica que pode ajudar é descobrir o período do dia em que você se sente mais produtivo e motivado. Independente de quando for, coloque as atividades mais importantes para serem feitas nesse momento.

No Aegro, uma forma eficaz de estipular a rotina para sua fazenda é utilizando a aba de atividades. 

Nela, você consegue planejar todas as operações da safra, desde o preparo do solo até a colheita. A cada ação, você determina o período para execução, a área, os insumos, o maquinário e a equipe. 

No Aegro, você consegue planejar e visualizar todas as atividades de safra, sem sair do lugar

Além de facilitar a organização, isso também garante mais autonomia aos funcionários. Eles podem acessar a tarefa pelo aplicativo diretamente da lavoura, mesmo sem internet. 

Outra opção é você gerar um relatório para ser enviado via WhatsApp, como uma ordem de serviço.

Relatório de atividade gerado pelo Aegro. Dados fictícios.

Com essa informação em mãos, seus funcionários executam a demanda e depois a registram no aplicativo. Pelo software agrícola, você pode acompanhar a execução dos trabalhos sem se preocupar. 

Acompanhe os registros de todas as atividades pelo Aegro através da tela do seu celular

4. Automatize as tarefas burocráticas recorrentes

Boa parte do cotidiano de uma fazenda é voltada para atividades burocráticas e repetitivas. Com o avanço da tecnologia, o que era feito manualmente pode e deve ser automatizado para a melhor gestão de tempo na fazenda.

Nesse caso, um software de gestão como o Aegro pode ser seu grande aliado, pois ele ajuda a centralizar informações da fazenda e organizar fluxos de trabalho. Isso agiliza tanto a execução quanto a análise dos processos operacionais. 

Um bom exemplo é a opção de planejamento das atividades da safra. Logo que elas são concluídas pela sua equipe, o aplicativo já desconta no estoque os insumos utilizados e contabiliza as horas de trabalho do maquinário.

Quando se trata de financeiro, também existem várias facilidades! Primeiro, as despesas contínuas e padrões, como salários de profissionais, podem ser programadas para se repetirem no futuro de maneira recorrente.

Os custos de compras de insumo e outros podem ser importados por XML ou manualmente. 

Em ambos os casos, é feita a entrada automática da quantidade no estoque. O mesmo vale para o lançamento de uma nova receita, para a qual você também pode emitir a nota fiscal de venda e atualizar a quantidade no silo.  

Outra possibilidade é conectar a sua conta à Sefaz. Assim, todas as notas fiscais emitidas contra o seu CPF são automaticamente importadas para dentro do Aegro. 

Basta confirmar com um clique o registro do custo, mantendo o fluxo de caixa atualizado. 

Além disso, cada ação que você registra no Aegro alimenta indicadores de maneira automática. Saiba, por exemplo, qual é o seu custo por hectare em poucos segundos, sem precisar fazer cálculos ou cruzar diferentes planilhas.

Conclusão

Conforme esses primeiros passos são realizados, você vai notar uma grande diferença. 

Uma vez feitos, não é preciso repeti-los, é só revisar e atualizar as informações de acordo com sua necessidade ou o crescimento da produção.

Mesmo assim, cada fazenda tem sua própria realidade e talvez não seja tão simples de se aplicar as dicas na prática. De qualquer forma, mesmo a introdução da menor modificação já faz a diferença em facilitar sua rotina.

Para tal, conte com a ajuda da Aegro! Nosso software para gestão de fazendas busca otimizar processos do campo ao escritório, podendo ser acessado de qualquer lugar, de forma prática e rápida. 

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