Recusa de nota fiscal: conheça os motivos, como efetuar a recusa e verificar, fazer a devolução e muito mais!

Emitir nota fiscal produtor rural é uma realidade cada vez mais comum e próxima das propriedades rurais, especialmente com a obrigatoriedade do

Porém, nem sempre a emissão desta expressa corretamente os dados da operação. Algumas vezes, a NF-e nem pertence ao destinatário.

A recusa da nota fiscal pode ser feita no ato da entrega, quando foi identificada uma irregularidade ou mercadoria incorreta. A pessoa que recebeu a NF-e deve relatar o ocorrido no verso da Danfe.

Para resolver e sanar estas situações, existem procedimentos para recusa e devolução de NF. Você verá todos eles e muito mais nesse artigo. Boa leitura! 

O que é recusa de nota fiscal?

A recusa de nota fiscal é quando o destinatário de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) não aceita ou não reconhece a transação descrita no documento fiscal. 

Essa situação pode acontecer em diferentes contextos, geralmente por motivos como erros nos dados da nota ou problemas relacionados à mercadoria ou ao serviço prestado.

Se a recusa da nota não for devidamente tratada, a pessoa ou empresa que emitiu pode ser responsabilizada pelo pagamento de tributos indevidos. 

Por isso, é necessário que o fornecedor corrija os erros o mais rápido possível, evitando complicações tanto com o cliente quanto com o Fisco.

Como fazer a recusa de uma nota fiscal?

Existem duas maneiras de fazer a recusa de nota fiscal: manualmente ou por um software de emissão de nota fiscal.  

Caso você não tenha um certificado digital para produtor rural, deverá fazer a recusa da NF manualmente, pelo portal do Sefaz. 

Independentemente do método escolhido, é importante documentar os motivos da recusa e acompanhar a resolução junto ao emissor da nota para evitar problemas fiscais. 

Para não ter mais erros, confira os tutoriais a abaixo de como fazer recusa de nota fiscal: 

Como recusar nota fiscal no Sefaz?

Neste caso, a recusa de nota fiscal é realizada através da Manifestação do Destinatário, que deve ser preenchida no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado a que se refere a nota fiscal. 

Além disso, a recusa pode ser feita manualmente no verso da nota fiscal. No ajuste Sinief, essa possibilidade fica válida para todos os Estados. 

Independentemente do método escolhido, é necessário documentar os motivos da recusa e acompanhar a resolução junto ao emissor da nota para evitar problemas fiscais.

Para ajudar você com essa tarefa, confira o passo a passo a seguir: 

Passo 1: Acessar o Portal da Sefaz

• Entre no site do Sefaz do estado; 
• Verifique se o seu estado oferece a funcionalidade de Manifestação do Destinatário.

Caso o seu estado não tenha essa função no portal, será necessário usar o programa da NF-e nacional.

Passo 2: Obter os Dados da Nota Fiscal

Tenha em mãos os seguintes dados da nota fiscal, geralmente disponíveis no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica):

• Chave de Acesso: Número com 44 dígitos; 
• Informações do emitente (CNPJ, razão social).

Passo 3: Entrar com Certificado Digital ou Código de Acesso

• Com certificado digital: Acesse a área restrita do portal do Sefaz com o certificado digital do produtor rural ou da empresa.
• Sem certificado digital: Utilize um código de acesso, disponibilizado pelo portal. Em alguns estados, você também pode fazer a consulta apenas com a chave de acesso da nota.

Passo 4: Localizar a Nota Fiscal

• No sistema do Sefaz, insira a chave de acesso para localizar a nota fiscal que deseja recusar.
• Confirme se as informações da NF-e correspondem à operação que você deseja rejeitar.

Passo 5: Manifestar a Recusa

Selecione a opção correspondente à recusa da nota fiscal, como “Operação Não Realizada”. Você pode informar o motivo da recusa, que pode incluir:

• Divergência nos dados (quantidade, valor, produto);
• Desacordo comercial; 
• Mercadoria não recebida ou avariada.

Passo 6: Finalizar e Salvar o Comprovante

Após registrar a recusa, salve o comprovante gerado pelo sistema, que vai servir como prova de que a nota foi recusada, caso necessário em auditorias ou comunicações futuras.

Como fazer a recusa eletrônica de nota fiscal?

Se a empresa possuir um certificado digital, poderá fazer a recusa de nota fiscal diretamente no site ou através de software para gestão de fazendas que emitem NF-e, como o Aegro. No caso do site da NF-e, basta seguir os passos abaixo:

• Acesse o site da NF-e;
• Clicar no menu “Serviços”;
• Selecionar a opção “Manifestação Destinatário”;
•  A manifestação pode ser feita através da chave de acesso da Nota Fiscal ou utilizando o Número Sequencial Único da nota. O manifesto para recusa de nota fiscal pode ser “operação não realizada” ou “desconhecimento da operação”;
• Após a identificação da NF, será necessário descrever o motivo do manifesto. Neste ponto, você deverá relatar exatamente o ocorrido, seja relacionado à operação da NF ou ao desconhecimento da operação;
• Efetuar o transporte em retorno, acompanhado do próprio documento fiscal relativo à saída;
• Emitir nota fiscal pela entrada de mercadoria no estabelecimento, com indicação dos dados identificadores do documento fiscal original. Registre a nota nos arquivos da Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) com crédito do ICMS, caso a saída tenha sido tributada pelo imposto;
• Manter arquivada a nota fiscal eletrônica ou o Danfe, emitido por ocasião da saída;
• Exibir ao fisco, quando exigido, todos os elementos comprobatórios de que a importância eventualmente debitada ao destinatário não foi recebida. 

Recusa de nota fiscal de serviços

Nos itens anteriores, os procedimentos eram inerentes à recusa de nota fiscal de mercadorias. Caso a recusa seja referente a uma nota fiscal de serviços, ela deverá ser efetuada através da prefeitura da cidade na qual a NF foi emitida e não por intermédio do Sefaz.

Qual é o motivo para recusar nota fiscal?

A nota fiscal eletrônica é passível de recusa quando a operação referente à NF não foi realizada. Ou seja, o destinatário tem ciência da operação, porém ela não foi concretizada. 

Quando esta mesma operação não for reconhecida pelo destinatário da nota, também pode haver recusa.

Quando uma empresa recebe uma nota fiscal, todas as informações contidas nela também são de sua responsabilidade. Portanto, se houver qualquer divergência ou equívoco nos dados deste documento, é necessário manifestar o ocorrido.

É comum a ocorrência de retorno de mercadoria ao estabelecimento remetente quando o destinatário não recebe a mercadoria. Isso pode acontecer por motivos de erro, desacordo com o pedido, estabelecimento fechado ou outras razões.

Quando ocorre a recusa da mercadoria, o destinatário ou transportador deverá fazer uma declaração informando a recusa de nota fiscal, com data e assinatura no verso da NF-e.

Caso não ocorra a manifestação do destinatário ou do transportador, o fisco considera como verdadeiro e correto o que está impresso na NF-e. Isso pode causar sanções à empresa.

Como verificar uma recusa de nota fiscal?

Para verificação de uma recusa de NF ou acompanhamento, é necessário ingressar no site da Nota Fiscal eletrônica e efetuar a verificação da recusa de NF-e através do portal.

Este procedimento deverá ser feito utilizando a chave de acesso à Nota Fiscal Eletrônica. Ela possui 44 dígitos e se encontra no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, para toda e qualquer NF de mercadorias.

Para NF referentes a serviços, deverá ser consultado o site da prefeitura que emitiu o documento. Neste caso, utilize a chave de acesso que aparece no rodapé do documento, para verificação da situação da NF. 

Qual a diferença entre nota de devolução e recusa? 

A diferença entre nota de devolução e recusa de nota fiscal está no momento e no processo em que cada uma ocorre, assim como o tipo de formalização para registrar o problema. 

• Recusa de Nota Fiscal: Acontece  antes de aceitar a mercadoria ou a transação. É usada quando existem erros nos dados da nota fiscal, desacordo comercial, ou a operação não é reconhecida.

O registro é feito via Manifestação do Destinatário no portal da Sefaz, e não requer a emissão de outro documento pelo destinatário.

• Nota Fiscal de Devolução: Acontece depois que a mercadoria foi recebida e aceita, mas precisa ser devolvida, seja por problemas nos produtos ou cancelamento da compra.

Nesse caso, o destinatário emite uma nota fiscal de devolução para formalizar o processo e regularizar estoques e tributos.

Características	Recusa de Nota Fiscal	Nota Fiscal de Devolução
Momento	Antes de aceitar a operação.	Após a mercadoria ser recebida
Regularização	Feita pelo cancelamento ou correção da NF pelo emissor.	Formalizada pela emissão de uma nova nota fiscal.
Motivo	Inconsistência na operação ou não reconhecimento.	Problemas com a mercadoria já entregue.
Emissão de Documento	Não é necessária pelo destinatário.	Requer a emissão de uma nota fiscal pelo destinatário.

Como funciona a devolução desse documento?

Além da recusa de nota fiscal, existe também a possibilidade de devolução da nota fiscal ao fornecedor. Isso acontece quando o remetente devolve a mercadoria acompanhada de uma nota fiscal de devolução. 

Neste caso, o destinatário receberá a mercadoria de volta e fará o reingresso dela no seu estoque. Assim, qualquer tipo de cobrança de impostos é cancelada. 

Qual a diferença entre recusa de nota fiscal e devolução?

A recusa da NF (não entrega da mercadoria), acontece quando a mercadoria não foi entregue ao destinatário por qualquer motivo. Esse motivo pode ser por oposição ao seu recebimento ou outro motivo que impossibilite a entrega.

Neste caso, o transportador ou o destinatário deve declarar os motivos de não entrega da mercadoria. Isso deve ser feito no verso da 1ª via da nota fiscal que acobertou a saída promovida pelo fornecedor.

No processo de devolução de uma NF, o destinatário devolve a mercadoria e deve registrar a nota fiscal que acobertou a entrada desta no estabelecimento. Isso deve ser feito mediante lançamento no Livro de Registro de Entradas. 

Qual o prazo para fazer a recusa de uma nota fiscal?

O prazo para recusar uma Nota Fiscal Eletrônica depende do tipo de manifestação que o destinatário precisa fazer e das regras do estado onde a nota foi emitida.

Ou seja, tempo disponível para recusa pode variar conforme a situação e a legislação local. Veja a seguir:

1. Operações dentro do estado: Prazo de até 30 dias após a autorização da NF-e;
2. Operações interestaduais: Prazo de até 30 dias, mas pode variar conforme a SEFAZ do estado;
3. Cancelamento da NF-e pelo emissor: deve ser feito em até 24 horas após a autorização da SEFAZ, desde que a mercadoria ainda não tenha circulado;
4. Manifestação do destinatário: De acordo com o Ajuste SINIEF 44/20, o destinatário pode recusar a nota fiscal em até 180 dias.

Caso você tenha deixado o prazo passar, vai ser preciso gerar uma nota fiscal de devolução para corrigir a operação. Em caso de dúvidas, recomendamos consultar a SEFAZ do seu estado ou um contador.

Software de Emissão de Nota Fiscal 

O Aegro oferece um emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para produtores rurais, facilitando a emissão sem custos mensais ou limites de quantidade. 

A plataforma automatiza o preenchimento de dados, o cálculo de impostos e integra informações com o Livro Caixa. 

Além disso, pode ser acessado por computador ou celular, com recursos como a biblioteca de alíquotas de impostos e a opção de enviar as notas diretamente à SEFAZ. 

O emissor pode ser usado no computador ou no celular, pelo app Aegro Negócios, simplificando a conformidade fiscal, economizando tempo e garantindo precisão.