CAEPF: Saiba o que é e sua importância para o produtor rural

O CAEPF, Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física, é o registro que mantém sua atividade regularizada perante a Receita Federal. 

Esse cadastro afeta diretamente a forma como você emite notas fiscais, contrata trabalhadores e declara sua produção, mesmo que você atue como pessoa física, sem CNPJ.

Mais do que cumprir uma exigência burocrática, entender o CAEPF é uma forma de garantir segurança jurídica para a sua produção, facilitar o acesso ao crédito rural e manter a propriedade em dia.

O que é o CAEPF e para que serve?

O CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física ) é um registro criado por lei para quem exerce atividade econômica sem CNPJ, mas que ainda precisa formalizar essa ocupação perante o governo.

O cadastro veio para substituir o CEI (Cadastro Específico do INSS), que deve ser usado quando você atua como pessoa física e precisa:

• Emitir notas fiscais;
• Contratar empregados;
• Comprovar atividade para fins fiscais.

O registro do CAEPF é reconhecido pela Receita Federal e serve como base para incluir suas operações na Previdência, no Imposto de Renda e no eSocial.

Quem deve ter o CAEPF? 

O CAEPF é obrigatório para quem produz e comercializa produtos diretamente como pessoa física e precisa de formalização.

Além disso, é necessário vincular ao cadastro todas as atividades econômicas exercidas, conforme a Lei Nº 8.212/1991. Veja os casos mais comuns:

• Produtor que emite nota fiscal rural sem CNPJ;
• Proprietário que tem empregados sem fazer contratação formal;
• Quem presta serviço sem registrar como empresa;
• Pessoas aptas ao regime simplificado (MEI, mas sem CNPJ).

Quem já tem CNPJ rural ou faz parte de cooperativas, por exemplo, não precisa do CAEPF, pois suas atividades já estão regularizadas por pessoa jurídica.

ATENÇÃO: O segurado especial, trabalhador rural que exerce atividades de forma individual ou em regime de economia familiar, também deve se inscrever no CAEF.

Como emitir o CAEPF?

A emissão do CAEPF é feita no portal da Receita Federal, de forma rápida e sem custo. Veja como proceder:

1. Acesse o site da Receita e entre com seu CPF;
2. Escolha a opção “Inscrição CAEPF” ou “Cadastro de Atividade Econômica”;
3. Preencha seus dados pessoais e informe o tipo de atividade (no caso, produtor rural);
4. Envie e gere o protocolo;
5. Imediatamente é emitido o comprovante de inscrição CAEPF, que vale como documento oficial;

Assim que o processo é finalizado, você já pode emitir notas e cumprir obrigações trabalhistas ou fiscais. Se quiser consultar dados depois, é possível acessar com o mesmo login.

Quando começar a emitir o CAEPF?

Quem começa uma atividade econômica tem até 30 dias para se cadastrar no CAEPF pelo portal e-CAC, desde que tenha o CPF regular. Com isso, a data informada no cadastro deve ser:

• A data real de início da atividade;
• Igual ou posterior à data em que a pessoa completou 16 anos;
• Igual ou anterior à data do cadastro.

Para acessar o e-CAC, é necessário ter certificado digital ou gerar um código de acesso com o recibo da declaração do Imposto de Renda.

Quem não tiver certificado ou código pode acessar pelo eSocial Web Simplificado, onde o código de acesso pode ser criado com o recibo do Imposto de Renda ou o título de eleitor.

Além disso, o CAEPF pode ter mais de um CNAE. Se houver inclusão ou alteração, o cadastro deve ser atualizado.

Como gerar comprovante de inscrição CAEPF?

Após realizar a inscrição no CAEPF, é possível emitir o Comprovante de Situação Cadastral no portal da Receita Federal. 

Para emitir esse comprovante, é preciso indicar o número do CAEPF e a data de nascimento do titular do cadastro.

Qual tipo de CAEPF informar ao emitir nota?

Na emissão da nota fiscal rural, especialmente para a versão eletrônica (NFP-e), é obrigatório informar os seguintes dados:

• CPF;
• Número do CAEPF;
• Natureza da atividade (produção, comercialização, prestação de serviços, entre outras).

Essas informações garantem que o sistema reconheça você como produtor rural pessoa física devidamente cadastrado, mesmo sem CNPJ.

Atenção: A emissão de nota fiscal rural é uma obrigação para vários estados do Brasil desde fevereiro de 2025, para todos os produtores rurais com receita bruta superior a R$ 360.000 em 2023 ou 2024, ou que realizam vendas interestaduais,

Até 2026 o uso da NFP-e será obrigatória para todos os produtores, independente da receita. Quem não realizar a adaptação, pode enfrentar multas, problemas fiscais e dificuldades para acessar crédito rural no futuro.

Se você ainda não começou a se adequar com a nota fiscal eletrônica, confira os conteúdos a seguir para entender o que fazer:

• Nota fiscal eletrônica de produtor rural: Principais informações
• Como preencher nota fiscal do produtor rural?
• Calendário de Emissão de Nota Fiscal Produtor Rural 2025

Quais obrigações o CAEPF traz? 

Ao se registrar no CAEPF, você tem uma série de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que garantem a formalização da atividade.

Estar regularizado é uma porta de entrada para benefícios e oportunidades exclusivas no setor rural, por isso é tão importante. Veja tudo o que você precisa cumprir:

• Declaração do Imposto de Renda como produtor;
• Recolhimento de INSS dos funcionários, por meio do eSocial ou carnê;
• Emissão de nota fiscal rural em nome do CAEPF, quando necessário.

Além das obrigações, o CAEPF também ajuda a ter benefícios interessantes, como linhas de crédito rural, participação em programas do governo e incentivos fiscais.

O CAEPF paga imposto?

Não há taxa anual ou imposto direto sobre o CAEPF. No entanto, as operações realizadas com ele, como venda de produtos ou serviços, podem gerar:

• Imposto de renda (caso ultrapasse limites);
• Contribuição previdenciária (INSS de trabalhadores);
• Contribuição ao Funrural (quando aplicável).

O CAEPF não é um imposto, mas sim um número de cadastro que habilita a pessoa física a exercer atividades econômicas de forma regularizada.

A partir dele, é que nascem as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Como cancelar o CAEPF?

Se você não atua mais como produtor rural ou deixou de precisar da atividade econômica, é possível cancelar o CAEPF. Para isso:

• Acesse o portal da Receita com CPF;
• Selecione “Cancelamento de Inscrição CAEPF”;
• Informe a data do fim da atividade e o motivo;
• Gere o protocolo e aguarde confirmação.

Lembre-se: Cancelar só vale para quem realmente encerrou toda a operação. Se pretende retomar algum dia, é melhor deixar ativo e apenas suspender a atividade no sistema.

Quando é necessário ter mais de um CAEPF?

Os produtores rurais com mais de uma propriedade rural devem realizar uma inscrição CAEPF para cada imóvel rural, mesmo que situadas no mesmo município.

Além disso, deve ser atribuído um número de inscrição no CAEPF produtor rural para cada contrato com outros produtores, parceiro, meeiro, arrendatário ou comodatário.

O registro dos trabalhadores que não estão diretamente relacionados à atividade rural também devem feitos, como no caso de funcionários do setor administrativo, mas que prestam serviço à propriedade rural. 

Já os segurados especiais podem efetuar mais de uma inscrição, desde que a área total dos imóveis rurais inscritos não seja superior a 4 módulos fiscais.

O cadastro no CAEPF possibilita que o Governo Federal tenha ciência em relação às atividades dos produtores rurais e garanta os benefícios previdenciários para os profissionais.

Diferença entre CAEPF e CNO

O CAEPF é um cadastro administrado pela Receita Federal onde podem ser encontradas todas as informações sobre as atividades econômicas exercidas por pessoas físicas.

Por outro lado, o CNO é o Cadastro Nacional de Obras, que corresponde a um banco de dados nacional com as informações cadastrais das obras da construção civil e seus responsáveis.