O planejamento da empresa rural contando com um fluxo de caixa efetivo é essencial para manter os custos da safra sob controle!

Tenho certeza que você tem ideia dos custos de sua safra estimados por orçamentos e algum planejamento, seja por meio de agendas, planilhas ou um software de gestão de fazenda.

Mas você saberia me dizer o custo de cada um de seus talhões? Quais deles tiveram um aumento expressivo de uma safra para outra? Se você tivesse a oportunidade de comparar o planejado versus o realizado, ajudaria a entender os motivos dessas despesas de uma forma mais clara.

Especialmente com um fluxo de caixa em ordem, é possível verificar exatamente os seus gastos e como estão as finanças da fazenda para a próxima safra. Assim, é possível se programar para reservar um fundo para os imprevistos.

Como começar esse controle e ter um fluxo de caixa rápido de ser feito? Veja a seguir:

Planejamento da empresa rural: o papel do fluxo de caixa

Nos dias de hoje, o produtor deve tratar sua fazenda como uma empresa rural, detalhando todas as receitas e despesas de forma clara e organizada.

Desta forma, podemos tomar algumas decisões antecipadas que podem otimizar os recursos ou mesmo definir um planejamento da empresa rural que seja estratégico para a safra.

Planejando sua safra e organizando seu fluxo de caixa, é possível também identificar as opções para reduzir os custos e, assim, elevar o lucro.

Desta forma você pode notar que o fluxo de caixa é fundamental para o planejamento, indicando onde gastamos e onde iremos gastar nosso recurso financeiro.

Todo esse planejamento e organização fazem parte do desafio de ser um líder em uma empresa rural.

E como é definido o fluxo de caixa no planejamento da empresa rural?

“Fluxo de caixa é um tipo de controle da movimentação financeira em um determinado período de tempo, considerando entradas e saídas de dinheiro a partir de registros detalhados”.

(Márcio Roberto Andrade, controller na Conta Azul)

Temos 4 itens principais no fluxo de caixa:

1. Saldo inicial: quantia disponível no início do período
2. Receitas: entrada de dinheiro em caixa
3. Despesas: saída de dinheiro
4. Saldo  acumulado: dinheiro disponível no fim do período. Diferença entre saldo inicial e todas as entradas e saídas do período.

Assim, com o fluxo de caixa, podemos ver o mínimo de dinheiro que devemos manter na empresa rural. Já com o excedente, podemos realizar uma aplicação ou investimento na própria fazenda.

Ele também permitirá monitorar a saúde financeira da sua empresa. Por isso, é importante criar o hábito e se disciplinar a realizar a gestão.

Dessa forma, criar categorias ajudam nos registros e, consequentemente, a organizar e entender onde foi destinado o seu dinheiro.

Nós preparamos uma modelo de fluxo de caixa em Excel que você pode baixar gratuitamente!

Utilizando essa planilha, vamos agora falar das principais categorias, o que colocar em cada uma delas e sua importância.

Os insumos agrícolas como despesas do fluxo de caixa

Nesta categoria vamos inserir todos os recursos físicos que fazem parte do processo produtivo e que consideramos no planejamento da empresa rural.

Ou seja, é aqui que você vai colocar os custos com suas sementes, defensivos agrícolas, adubos, calcário, gesso agrícola e outros.

Como você pode notar, essa é uma parte importante do fluxo de caixa, já que gera muitos custos.

Assim, é interessante você anotar todos esses gastos conforme eles ocorrerem, facilitando a lembrança e o preço correto de cada insumo.

Investimentos

Nessa categoria vamos contabilizar os gastos com a compra de novas máquinas, a construção de novos prédios ou silos na fazenda e outros investimentos.

Um ponto importante é inserir as parcelas dos financiamentos realizados, possibilitando verificar a disponibilidade de dinheiro em caixa ao longo dos meses e assim planejar os pagamentos das parcelas na data correta.

É também importante se programar para os pagamentos, já que isso previne custos adicionais com juros.

Insumos para maquinários

Para que a compreensão dos gastos fique mais clara, vamos separar os gastos dos maquinários em mais categorias.

Sei que não é uma tarefa fácil, mas ter a visão dos seus maquinários é importante.

Assim você pode entender se eles ainda estão em condições de uso ou se já chegou o momento de realizar a troca.

Dessa forma, começamos com os insumos para maquinários, que inclui os gastos com peças, óleo, grafite e outros.

Manutenção de máquinas

É aqui que colocaremos o preço da mão de obra do serviço de manutenção das máquinas e implementos agrícolas.

Desse modo, podemos saber exatamente os custos de manutenção e repensar a compra de outra máquina se esses gastos forem altos.

Foi exatamente isso que aconteceu em uma propriedade rural do interior de São Paulo. Com o Aegro, eles descobriram que seria mais rentável trocar a máquina pelos custos altos de manutenção.

Você pode conferir a história completa neste artigo:

“Como Elivelton reduziu 40% do seu custo de manutenção de máquinas com aplicativo para agricultura”

Nova máquina que foi possível comprar com segurança na tomada dessa decisão com o uso do Aegro

Combustível

É nesta categoria que você irá inserir todos os custos com abastecimento de máquinas,  desde os maquinários agrícolas até os veículos das propriedades rurais.

Sim, eles devem ser contabilizados, principalmente aqueles utilizados para correr com as coisas da lavoura. No final do mês ou do período você verá que é um dos custos mais significativos.

Terceirização

Vamos inserir aqui os custos dos serviços terceirizados durante a safra, como a colheita, que pode ter tanto o operador quanto as máquinas terceirizadas.

Fretes

Vamos criar uma categoria para o frete, assim conseguimos visualizar os custos de uma safra para outra, possibilitando ter a visão desta atividade.

Desse modo, ter o controle e contabilizar o frete rural é essencial, pois ele eleva os custos da produção.

Em entrevista ao G1 o ex-ministro da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, Blairo Maggi  disse que um frete que antes da greve custava R$ 5 mil passou a custar de R$ 13 mil a R$ 14 mil após a alteração da tabela.

Veja aqui a tabela com preços mínimos de frete divulgada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).

Administração

Um custo que se enquadra nesta categoria é o escritório contábil, o contador de sua fazenda ou até mesmo um custo da licença de um software.

Lembre-se dos outros custos, eles devem ser contabilizados

Além das despesas de custeio da lavoura, devemos lembrar que também temos outros custos variáveis, como seguro agrícola, armazenagens, entre outros.

Devemos levar em consideração ainda os financiamentos, manutenções e benfeitorias e, em alguns casos, o arrendamento da terra.

Com todas essas despesas contabilizadas, você consegue saber seu custo de produção.

Além disso, orçando essas despesas no planejamento da empresa rural, você já sabe com maior exatidão os custos futuros.

Nesse sentido, segundo o Imea, os custos da produção de soja da safra 18/19 em julho para culturas transgênicas no estado do Mato Grosso fica em torno de R$ 3.830,00/ha e para cultura convencional R$ 3.975,00/ha.

Vimos como colocar as despesas nas principais categorias, mas o planejamento dessas despesas é tão importante quanto os seus registros.

Por que realizar um orçamento de safra?

Com o planejamento da empresa rural, baseado na sua safra, você pode ver antecipadamente qual será o seu custo.

Realizar um orçamento e ter a visão do custo antes do início é de extrema importante.

É neste momento que você pode tomar ações para mudar o seu planejamento, de forma que no futuro não ocorra um desequilíbrio no fluxo de caixa, devido a situações prevista.

Note que o planejamento agrícola e seu orçamento é essencial para o controle de seus custos e da fazenda. 

Histórico dos custos podem ajudar com o seu fluxo de caixa

Ao iniciar o planejamento da empresa rural, você pode consultar históricos passados. Eles ajudam a verificar as sazonalidades das entradas e saídas de dinheiro por mês.

Veja na safra anterior, por exemplo, ao orçar os custos da nova safra, eles ficaram mais elevados? O que pode ter ocorrido?

É nesse momento que devemos analisar o histórico de custos desta determinada categoria, entendendo o que ocorreu.

Pode ter sido um aumento no preço dos produtos ou uma nova adversidade no campo que demandou um gasto fora do planejado.

Melhor ainda quando essa análise do custo realizado é feita detalhadamente por talhão. O que pode ser difícil de visualizar em planilhas, mas fica fácil e rápido por um software agrícola:

Com o Aegro, você pode analisar as despesas e receitas de cada talhão de forma prática

Conclusão

Vimos ao longo do artigo alguns pontos importantes sobre planejar a safra e o fluxo de caixa e que ambos devem ser trabalhados juntos.

O orçamento da safra também é uma ferramenta de gestão. Ele permite estabelecer metas e avaliar o desempenho da sua safra ou das empresa rurais como um todo.

Após finalizado seu orçamento e com os custos da nova safra em mãos, verifique onde é possível cortar gastos e realizar investimentos.

Não se esqueça também de deixar o fluxo de caixa atualizado!

Com todas essas informações e a disponibilização da planilha de fluxo de caixa, você pode começar agora seu planejamento da empresa rural!

>>Leia mais:

“Administração rural: 5 definições que talvez você tenha dúvida”

“Como fazer administração rural com essas 3 ferramentas mesmo não sabendo nada de tecnologia”

“O que é administração rural e como usar em sua propriedade”

Como você faz seu fluxo de caixa hoje? Tem mais dicas sobre essa ferramenta? Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário abaixo!