Administração de custos da fazenda: Veja como fazer e conseguir gastar menos com medidas simples e eficientes!

Será que administramos corretamente os nossos negócios agrícolas?

Todos sabemos que a gestão dos gastos é fundamental. Mas como fazer isso?

Muitos fazem a gestão no caderninho, em planilhas ou softwares. Não importa o lugar, o que importa é começar a registrar e controlar esses valores.

Com isso, você poderá avaliar melhor o que vale a pena ou não fazer, podendo até reduzir custos e produzindo mais.

Então, veja aqui como começar uma administração de custos eficiente:

Definindo os custos envolvidos nas fazendas

Em toda empresa, que vende produto ou serviço, é necessário fazer uma boa gestão financeira.

No caso das fazendas, os custos podem ser divididos em 5 categorias principais:

1. Custos variáveis;
2. Custos fixos;
3. Custos financeiros;
4. Custos pessoais;
5. Custos de capital.

Sua empresa pode ser grande ou pequena, mas na agricultura sempre há inúmeras atividades.

Por isso, ter discernimento de qual categoria cada custo de produção se enquadra ajuda a tomar um ponto de partida na gestão.

Além disso, a rentabilidade global da empresa é diretamente relacionada com estes cinco itens citados. Entendendo-os melhor, você obtém melhor eficiência financeira.

Vamos explicar cada um deles a seguir.

Administração de custos variáveis da fazenda

Os custos variáveis são aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades das nossas fazendas.

Os custos variáveis estão diretamente relacionados com o volume a ser produzido em um determinado período. Já os custos fixos (que falaremos mais a frente) não mudam com a variação de produção.

(Fonte: PUC Goiás)

Baseando-se em uma produção de soja, quanto mais hectares cultivarmos, maior será a necessidade de sementes a serem utilizadas na semeadura.

Consequentemente,  os gastos também vão aumentar para adquirir maior quantidade dessa “matéria-prima”.

Como exemplo, citamos as comissões de vendas, insumos produtivos, etc. Podem-se destacar alguns que estão presentes nas fazendas:

• Sementes;
• Pulverização;
• Colheita;
• Fertilizantes;
• Herbicidas;
• Fungicidas;
• Inseticidas;
• Irrigação;
• Custo da água;
• Frete, etc.

Exemplo prático: Por que conhecer os custos variáveis é importante?

Com os números desse tipo de custo, torna-se muito mais fácil a realização de uma boa gestão de custos e planejamento estratégico.

Saber os custos variáveis da fazenda é preciso também para o cálculo do capital de giro necessário para futuras projeções.

Por exemplo, considerando que para a produção de soja os custos fiquem por volta de R$ 2.000/ha e, para o milho R$ 1.500/ha, o plantio de soja será R$ 500/ha mais caro que o do milho.

A decisão de cultivar 200 ha a mais de soja demandará um capital de giro de: R$ 500/ha x 200 ha = R$ 100.000 adicionais.

É claro que você deve considerar também o preço esperado de venda nesse planejamento.

Assim também você conhece a margem de lucro, permitindo visualizar mais claramente as melhores tomadas de decisão, que propiciarão os resultados mais rentáveis.

Por isso, é fundamental registrar todos os custos necessários para sua produção. Verifique esses custos por talhão e por categoria para melhores análises da sua gestão agrícola.

Custos variáveis e a margem de lucro

A margem de lucro bruta pode ser calculada como (Rendimento x Preço) – Custos Variáveis.

Portanto, vejamos um exemplo para o caso da cultura da soja:

Supondo-se o rendimento da fazenda de 50 sc/ha, preço da saca a R$ 45 e os custos variáveis de R$ 1.500/ha, a Margem Bruta da Soja = (50 sc/ha x R$ 45,00/sc) – R$ 1.500 = R$ 750/ha.

A margem bruta possibilita checar onde o gerenciamento deve ser mais focado, a fim de reduzir custos e, assim, alcançar margens mais altas.

Lembre-se que a análise dessas entradas e saídas de dinheiro se trata do fluxo de caixa de sua empresa rural.

Preparamos uma planilha para controle dos custos da propriedade agrícola e você poderá baixá-la gratuitamente neste link.

Veja essa e outras planilhas agrícolas grátis para baixar aqui.

Se você não se atentar ao fluxo de caixa e ter uma uma administração da propriedade rural, a pressão sobre as finanças surge, levando muitas vezes ao fracasso.

Administração de custos fixos

Os custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção nas nossas fazendas.

Custos fixos geralmente não mudam facilmente. Eles se relacionam com a fazenda ou o negócio como um todo, independem do nível de atividade ou escala de produção.

Veja alguns exemplos:

Exemplos de custos fixos de uma empresa rural ou não
(Fonte: Sebrae)

As variações na escala de produção provavelmente não afetarão os gastos acima, uma vez que estão, na maioria dos casos, atrelados a valores previamente fixados.

Para a maioria das fazendas é difícil alterar os custos fixos em curto prazo.

No entanto, uma vez que bem planejados, as compras e o acertos podem ser reduzidos em contratos de maiores durações.

Quando os custos gerais são conhecidos, a margem bruta total mínima necessária que deve ser gerada para equilibrar os custos poderá ser calculada.

Por fim, como medidas de melhorias e avaliação, estes valores de custos de produção podem ser comparados aos custos das fazendas vizinhas e até mesmo com os custos nacionais de produção calculados pela Conab.

Com isso, você começa a ter uma administração rural efetiva, controlando os gastos da propriedade.

Como reduzir os custos fixos da fazenda

Reduzir os custos fixos pode parecer difícil, porém, não é impossível.

A maioria dos produtores está muito familiarizada com os custos com insumos, mas não está acostumada a rever custos fixos e identificar possíveis economias.

Os principais custos fixos que devem ser revistos são:

• Seguro agrícola (o que realmente está segurado e é apropriado?)
• Reparos e manutenção;
• Depreciação (usamos um método para cálculo mais genérico ou temos valores reais da fazenda?);
• Comunicações (poderá existir opções de baixo custo para telefone/internet).

Além disso, uma maneira comum de reduzir os custos fixos é aumentando a escala de produção.

Geralmente com a compra, compartilhamento ou arrendamento de mais terras, os custos fixos ficarão mais diluídos.

Embora isso signifique que os custos totais do negócio aumentarão, parte destes custos como contabilidade, viagens, treinamentos e afins não vão mudar com o aumento da escala.

A fazenda diminuirá, dessa forma,  os custos gerais por hectare e ganhará com a  “economia de escala”.

(Fonte: Economicamente falando)

Mas tudo deve ser registrado em papel, planilha ou software agrícola para que você tenha certeza de que está economizando e não só aumentando sua produtividade sem controle dos custos.

Você pode ver mais sobre essa contabilidade rural aqui.

Administração de custos financeiros

A maioria dos agricultores não tem reservas de caixa adequadas para comprar terras adicionais ou mesmo capital para bancar o começo da safra.

Assim, é comum obter financiamento para a atividade agrícola.

O Censo Agro 2017 mostra que 784 estabelecimentos agropecuários obtiveram financiamento.

Os custos financeiros incluem pagamento de juros sobre empréstimos a prazo, financiamento de equipamentos, entre outros.

Tais custos também devem ser computados nos custos totais da fazenda.

Administração de custos pessoais e de capital

Administração de custos pessoais

Normalmente, os custos pessoais estão relacionados ao estilo de vida das pessoas envolvidas no negócio, causando pouco impacto na produtividade das fazendas.

No entanto, são custos a serem contabilizados para que as empresas, geralmente familiares, possam ter ideia da quantidade de dinheiro necessária para reduzir a dívida ou reinvestir no negócio.

Administração de custos de capital

Os custos de capital geralmente devem melhorar o potencial produtivo do negócio. As despesas de capital típicas incluem a compra e venda de terrenos, maquinário, substituição de peças e etc.

Nem toda despesa de capital levará a uma melhor produtividade. Mas é muito útil preparar orçamentos com bases em suposições sólidas de resultados prováveis (como volume de vendas, etc).

Simplificando a administração de custos

Atualmente existem softwares agrícolas que auxiliam os produtores na administração de custos.

Com o Aegro, por exemplo, você monta um orçamento para o seu cultivo e estabelece metas de produção. Isso te ajuda a definir um preço ideal de venda para evitar prejuízos no final da safra.

Você também pode usar o sistema para fazer o seu fluxo de caixa, registrando as despesas e receitas da propriedade rural de forma prática, pelo computador ou celular.

Além disso, o seu controle financeiro fica completamente integrado ao estoque e ao patrimônio da fazenda, o que facilita a divisão de custos por diferentes categorias.

A qualquer momento, você pode analisar um comparativo entre os custos planejados e realizados. Assim, fica mais simples de entender onde seus gastos estão extrapolando e tomar melhores decisões no futuro.

Também é possível gerar indicadores e relatórios pelo sistema, com informações sobre a produtividade das suas áreas e a rentabilidade de cada talhão.

Dessa maneira, você tem todos os seus dados organizados e consegue enxergar a trajetória completa do seu dinheiro, desde a compra das sementes até a comercialização do grão.

Quer saber mais sobre o Aegro? Clique aqui e peça uma demonstração gratuita do software!

Conclusão

Com o passar do tempo, todos os custos tendem a aumentar e a produtividade agrícola devem seguir o mesmo ritmo.

Muitos custos são diretamente relacionados à produção devem ser analisados de forma cuidadosa para que suas reduções ou cortes não sacrifiquem a receita bruta.

Muitas vezes existem áreas da fazenda que, com uma revisão ou aumento em escala de produção, são passíveis de atingir maiores eficiências produtivas.

A administração dos custos é essencial para o sucesso das operações agrícolas e para a boa saúde financeira da empresa agrícola. É hora de começar a sua!

>> Leia mais:

“Como fazer o rateio de custos simples e efetivo“

Você realiza uma correta administração de custos da sua fazenda? Tem noção do capital necessário para equilibrar a margem bruta total? Restou alguma dúvida? Adoraria ver seu comentário abaixo.