Contabilidade agrícola: Veja os primeiros passos para começar a contabilidade, como fazê-la de forma fácil e eficiente, além de entender sua importância.

No meio da correria da safra ter que tomar nota de tudo que entra e sai do seu bolso pode parecer perda de tempo.

Se cada minuto investido na lavoura é precioso, mais importante ainda é entender (em números) o quê e como é investido. Os gastos com defensivos comprados de última hora valeram a pena? Quanto aquele fertilizante novo impactou no meu custo?

Só olhar o saldo positivo ou negativo no banco não respondem essas perguntas.

Por isso aqui vamos ver um manual rápido da contabilidade agrícola, conhecendo os principais passos para colocar em ordem as finanças da fazenda.

Contabilidade agrícola: o que é e sua importância para a fazenda

De cara, quando nos deparamos com o nome contabilidade (rural ou agrícola) a primeira coisa que nos vem a mente são todos aqueles números, com tabelas impossíveis de entender.

Balanço patrimonial, ativo circulante, fluxo contábil e inventário periódico são alguns termos complicados que sempre aparecem. Mas aqui vamos ver que não precisa ser assim. Podemos facilitar essas tabelas e números sem perder a qualidade do controle financeiro.

E, se está pensando que ela é usada somente para grandes produtores, você está enganado. Em pequena ou grande propriedade a agricultura sempre é complexa, envolvendo inúmeros custos.

(Fonte: Escola Aberta)

Além disso, sempre estamos buscando melhores tecnologias, sementes, técnicas de máquinas e outros a fim de alcançar uma melhor produtividade.

Mas nem sempre damos importância ao fato de que é preciso utilizar todos esses recursos verificando se a produtividade a mais compensou os gastos. Com isso, não conseguimos saber no que realmente vale a pena investir.

“Muitos produtores rurais do país dizem que ganham dinheiro, mas não sabem quanto. A produção de grãos em muitos casos é levada como Deus quer”, Gustavo Pedroso.

Dessa forma, a contabilidade chegou no campo como uma ferramenta que te apresenta todas essas informações bem claras e objetivas.

A contabilidade agrícola e capaz de auxiliar você nas tomadas de decisões, já que possibilita a melhor visualização de como administrar as atividades e resultados.

Contabilidade agrícola e registros: O primeiro passo

Antes de mais nada, registre tudo o que você possui em sua propriedade e tudo o que você faz na safra, especialmente as datas e todos os custos.

Para facilitar, você pode separar esses registro em 3 categorias:

1. Patrimônio;
2. Estoque;
3. Atividades.

Registro do seu patrimônio

Nos dias de hoje, a gestão empresarial é importante e necessária nas mais variadas áreas e segmentos do mercado, inclusive nas propriedades rurais. E, uma das ações de extrema importância é a realização de um inventário completo de uma propriedade rural.

Já que é por meio do mesmo que o indivíduo, dono da fazenda ou outra propriedade rural, tem controle sobre os bens da sua propriedade de uma forma integral.

Se atente a detalhes como: a fusão de instituições, valor do ativo, reserva legal, licenciamento ambiental, partilhas, valor de locação, incorporações e outro.

Podemos então destacar que é por meio de tal inventário completo de uma propriedade rural que o dono da mesma tem total controle sobre os processos que envolvem a sua fazenda, além de ter total controle da avaliação dos processos, dados e bens da mesma.

A avaliação de máquinas e demais equipamentos agrícolas, obras rurais, vegetação também precisam constar no seu registro de patrimônio.

Tenha o controle de seu estoque por meio dos registros

É um serviço trabalhoso, mas isso lhe dará segurança para tomadas de decisão e controle da sua propriedade. Além disso, somente a primeira vez desse levantamento realmente será trabalhosa.

Depois, conforme for comprando os insumos e outras necessidades, o hábito de registrar já vai virar rotina. Assim, comece anotando que achar melhor, tudo o que possui guardado em seu depósito, seja defensivo agrícola, adubo, semente, etc.

Mantenha uma sequência de organização, anotando cada objeto conforme sua data de validade e seu lote, por dessa forma você sabe o que deve usar com maior rapidez.

Isso te deixa atento a quantidade de produtos que estão com prazo de validade pequeno e principalmente, o que você deve comprar para completar seu estoque.

Percebeu que são muitas informações que facilmente você pode perder a organização? Tente os registros por meio de planilhas de excel ou softwares agrícolas. Aqui vamos disponibilizar uma planilha grátis de controle de estoque.

Mas para visualizar realmente seu estoque e automatizar a saída e entrada de produtos, é um software agrícola que você procura.

Veja como o Aegro pode te ajudar no controle de estoque aqui.

Registre suas atividades e entenda melhor seus custos

Boa parte dos agricultores cometem o erro de não registrar todos os fatos contábeis, como as atividades agrícolas por talhão.

Estes dados muitas vezes são guardados apenas na memória do dono do negócio e, assim, pequenos descontroles vão se acumulando em uma verdadeira “bagunça”, prejudicando todo o planejamento.

Dificilmente em uma propriedade de terra você possuirá padrões uniformes de terra. Por isso, saber quais foram as atividades agrícolas, registrando o quanto elas custaram e qual foi a produtividade, é essencial para conhecer o seu negócio. Assim, anote:

• Qual a data de realização;
• Qual a atividade agrícola (plantio, adubação, pulverização, etc.)
• Qual foi o talhão em que foi realizada a atividade (identificação do talhão e área);
• Insumos utilizados e seu preço (incluindo o combustível);
• Anote a produtividade por talhão na colheita.

Assim você saberá exatamente o manejo em cada talhão e qual foi a resposta em produtividade. Isso resultará em maior detalhe e controle das suas movimentações financeiras e na sua rentabilidade. Ou seja, em uma contabilidade agrícola bem feita.

Além disso, sempre vai ter um talhão que tem mais foco de doença, maior incidência de um certo tipo de lagarta, histórico de nematoide em outro, e assim vai. Por isso, separar em talhões conformes essas características te proporciona conhecer 100% da sua área em tempo real, assim nada vai sair de forma generalizada.

– “… No talhão C, na próxima safra que já sei que tenho que comprar mais herbicida porque percebo uma reboleira resistente de uma daninha”.

Com os registros você saberá exatamente quanto foi investido em cada um desses talhões, e na próxima safra poderá se programar melhor considerando as diferenças entre áreas e o manejo passado.

Se atente para todos os gastos envolvidos na produção agrícola

Anote também gastos que sempre deixa passar batido, como o que você gasta em impostos, manutenção preventiva de máquinas, diesel, mensalidades de maquinários, etc.

Para isso, ter um fluxo de caixa em ordem é essencial, sendo que disponibilizamos aqui uma planilha grátis de fluxo de caixa para você começar o seu.

Para ter ainda mais precisão, é indicado a comparação das despesas registradas com as movimentações feitas no banco, processo que fica ainda mais prático com a ajuda da função de conciliação de extrato bancário por arquivo OFX oferecida pelo Aegro.

Com esse controle mais detalhado, muitas vezes, gastos que não damos muita importância podem representar um alto impacto nos custos totais.

Elivelton, por exemplo, descobriu que o custo de manutenção de uma máquina era tão alto que compensava a compra de outra nova. Mas ele só conseguiu visualizar isso quando obteve o controle das finanças pelo Aegro. Veja a história completa neste caso de sucesso.

Separe gastos pessoais com os gastos da fazenda

Um dos erros mais comuns é a confusão patrimonial. Nós acabamos misturando as despesas pessoais com as da atividade profissional, já que por vezes se trata de uma empresa familiar rural.

Isso é péssimo porque envolve toda renda de uma atividade que participam outras pessoas que não são da família. Acontece muito, por exemplo, trocar de caminhonete e esquecer que isso é um patrimônio pessoal. Essa despesa jamais deve ser envolvida com a receita da fazenda.

Por isso, tenha contas separadas e faça o controle financeiro de sua família separado do financeiro da fazenda.

Se atente para a folha salarial na sua contabilidade

Nada mais justo do que chamar a propriedade rural de empresa, isso porque ela engloba todos os processos comuns de uma. A empresa rural mensalmente tem a responsabilidade de saber como contabilizar folha de salarial e tomar nota de tudo em sua contabilidade.

E por ser uma obrigatoriedade da lei, esse processo não exige só atenção, mas planejamento para que os documentos sejam montados da forma correta. É por meio dela também que é possível planejar gastos e ser um apoio de controle financeiro.

Para que o processo de como contabilizar folha salarial seja organizado da maneira correta é necessário se atentar as seguintes informações:

• Definir a categoria dos trabalhadores;
• Fazer uma análise das horas trabalhadas;
• Calcular os encargos, imposto de renda pra produtor rural e outros;
• Calcular os benefícios legais.

Se isso for feito de forma correta, minimiza as chances de erro na montagem da folha de pagamento. Além controle financeiro, a folha salarial é uma obrigatoriedade da lei e um direito do colaborador.

Você não precisa fazer tudo sozinho: Escolha um serviço de contabilidade geral

É claro que você precisa estar ciente e no controle de suas finanças e contabilidade agrícola. Porém, alguns termos legais, documentos para declarações governamentais, documentos para pessoa jurídica e outros são necessários conhecimento técnico de contabilidade.

Esses profissionais vão pegar as informações da sua contabilidade agrícola, dividir entre ano agrícola x exercício social.

Ele vai verificar as atividades agropecuárias (criação de animais, como bovinos, apicultura avicultura, etc.) se houver (contabilidade agropecuária), quais são os produtos agrícolas da sua propriedade (culturas temporárias e permanentes), fazendo a operacionalização do plano de contas inventário.

Assim, escolha um profissional de confiança para assegurar os dados de sua atividade rural e tenha todos os documentos legais feitos adequadamente.

Facilite sua contabilidade agrícola com um software agrícola

Diante de tudo isso, eu garanto a você que todo o sucesso na sua contabilidade só é possível com organização e fácil visualização dos dados. E isso só conseguimos com o uso de software de gestão agrícola.

Como já comentei, quando falamos em contabilidade já temos em mente as tabelas impossíveis de entender. Mas não precisa ser assim. A contabilidade agrícola deve fazer parte da rotina, fácil de ser visualizada e monitorada. Nada pior para isso do que dados em papéis, planilhas e espalhados por aí.

Além disso, na correria do dia a dia podemos esquecer de anotar vários detalhes que podem fazer diferença no final do mês. O Aegro é um software que engloba todas essas características: todas as informações em um  mesmo lugar, maior automatização dos dados e fácil visualização dos mesmos.

Isso resulta em uma gestão agrícola melhor, com menos tempo perdido dentro do escritório. Você pode começar pelo aplicativo grátis disponível em:

• Computador (clique aqui);
• Celular Android (clique aqui);
• Celular iOS (clique aqui);
• Utilize seus Pontos Bayer para contratar a versão completa do Aegro (clique aqui).

Simplifique a gestão do seu negócio com a importação financeira de contas a pagar e receber

A importação de histórico financeiro é o jeito mais simples e prático de começar a utilizar o Aegro. 

Importe os dados de contas a pagar e receber de suas planilhas ou de outras ferramentas e ganhe agilidade no uso do sistema. Assim, você mantém o controle do seu histórico e garante a eficiência do seu time, reduzindo o tempo gasto com a digitação dos dados para outras atividades.

Seus dados são importados de uma vez, permitindo que o Aegro utilize as informações para gerar as análises necessárias para o controle do negócio.

Conclusões

A contabilidade agrícola quando aplicada em uma propriedade rural, de pequeno, médio ou grande porte, apresenta benefícios. Para isso, é muito importante o registro correto e constante dos insumos, atividades agrícolas e patrimônio da fazenda.

Manter essas informações organizadas e fáceis de serem visualizadas é tão relevante quanto fazê-las.

Aqui vimos mais detalhes sobre esses registros e como você pode mantê-los de forma fácil de serem visualizados. Aproveite as dicas e comece hoje mesmo sua contabilidade agrícola!

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“Imposto de Renda Produtor Rural: Esclareça as principais dúvidas sobre a declaração“

“Enquanto o Leão não vem: Faça o planejamento tributário da fazenda em 5 passos“

“Nota fiscal eletrônica de produtor rural obrigatória? Veja o que fazer“

Como você faz sua contabilidade agrícola hoje? Usa alguma planilha ou software agrícola? Tem mais dicas? Deixe seu comentário abaixo!